Eventtia Changelog

Estimados clientes,

Les informamos que a partir del 1 de julio, la versión anterior de Google Analytics ya no estará disponible. En su lugar, se ha lanzado Google Analytics 4, una versión mejorada y avanzada. Les instamos a migrar a esta nueva versión para aprovechar sus características mejoradas.

Hemos preparado un tutorial paso a paso en nuestro Knowledge Base para ayudarlos en la configuración y funcionamiento de Google Analytics 4. Les recomendamos seguir este tutorial para garantizar una correcta configuración y aprovechar al máximo las nuevas capacidades de la herramienta.

Pueden acceder al tutorial en el siguiente enlace: https://help.eventtia.com/es/knowledge/configuraci%C3%B3n-google-analytics-4.

Si tienen alguna pregunta o necesitan asistencia durante el proceso de migración, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarlos.

Agradecemos su cooperación en esta migración importante. Estamos seguros de que Google Analytics 4 les brindará una experiencia mejorada en el seguimiento y análisis de datos, lo que les permitirá tomar decisiones más informadas para el éxito de su presencia en línea.

Atentamente,

Eventtia

Estamos muy contentos de introducir una nueva configuración de Zoom que mejorará en gran medida tu experiencia con nuestro sistema. Con el fin de hacer la transición suave y sin complicaciones, hemos preparado un tutorial en la base de conocimientos para guiarte a través del proceso. Accede al tutorial aquí

Es importante que sepas que el proceso que solías seguir para integrar Zoom en tu Escenario Virtual de Eventtia ya no es el mismo, te invitamos a consultar el artículo de la base de conocimientos al respecto y a ponerte en contacto con tu Customer Success o con nuestro helpdesk en caso de dudas.

Creemos que este nuevo servicio de configuración te proporcionará una mayor flexibilidad y control sobre la configuración de tu sistema, mejorando en última instancia tu experiencia global. Agradecemos tu colaboración y confianza mientras trabajamos juntos para implementar estas mejoras.

Gracias por elegir nuestros servicios. Esperamos poder ayudarle en esta nueva fase de integración de Zoom con Eventtia.

Compartimos un adelanto dentro del escenario virtual, en el módulo programa del evento, sección reuniones, el cual brinda una actualización de la visualización para la ubicación de la reunión, teniendo la posibilidad de encontrar el lugar en la descripción inicial del espacio asignado en la agenda.

Hemos realizado una actualización para actividades con pago a través de la escena virtual o app móvil, este se compone de una mejor experiencia al momento de registrar las actividades que tiene costo de inscripción y posterior a la inscripción de la actividad se envía automáticamente al usuario el resumen de inscripción para corroborar los datos y poder realizar el pago.

Se implementó un nuevo permiso para poder desmarcar a un asistente a un taller desde el back office, este le permitirá al organizador administrar y gestionar correctamente las entradas efectivas de los participantes a los respectivos talleres.

Ubicación del permiso:

Usuarios > Roles > Elegir tipo de rol > editar "en el botón de 3 puntos" > Módulo de programa > Talleres > Anular registro de entrada.

Hemos complementado el reporte de actividades o talleres de tus eventos, ahora podrás visualizar los siguientes campos: ID, Tipo de participante, Cargo o puesto, Teléfono, Acreditado al evento (si/no), Hora de acreditación, Chequeado en el taller (si/no), Fecha y hora de ingreso al taller.

Img. 1 Back office

Img. 2 Back office

Img. 1 Reporte

Para una mejor experiencia en la aplicación móvil, ahora los módulos de escena virtual y página de inicio tendrán el mismo fondo. Esto con el fin de mantener consistencia en las diferentes páginas de la plataforma.

Dentro de los informes de los talleres, se agregó la siguiente información: Plazas reservadas pagadas y Capacidad de aforo, lo que permitirá al organizador conocer un estado detallado de las actividades, dentro del mismo informe.

Para descargar este reporte, recuerda ingresar desde el back office de Eventtia, en el módulo de programa > actividades > acciones > exportar a Excel.

Eliminamos la ubicación del evento al ver las actividades a través del Virtual Stage/App Móvil en eventos físicos.

Hoy hemos desarrollado desde el back office, una solución que permite tomar por defecto el código del país configurado para su evento, e incluirlo dentro del campo de número de teléfono para el formulario de registro de sus participantes.

Ahora para la nueva funcionalidad de recordatorio de actividades, se ha desarrollado una mejora que permite enviar comunicaciones segmentadas a tu audiencia, la cual facilita especificar y configurar por tipo de participante la plantilla y/o modelo de mensaje que desee programar para las actividades a las que están registrados los participantes en el evento.

Recuerda, para gestionar y hacer uso de esta funcionalidad, debes ingresar desde Programa > Configuraciones avanzadas > Recordatorio.

No olvides, si deseas enviar una sola comunicación general a tu audiencia en un mismo idioma, puedes hacerlo allí mismo desde la plantilla general.

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Una de las grandes ventajas de tener Ruedas de Negocios en tus eventos es facilitar la generación de relaciones interpersonales entre tus asistentes, de esta forma ellos pueden potencializar las oportunidades que encuentran al asistir a tus eventos. Es por esto que hemos habilitado una opción que le permite a tus participantes, que tengan agendadas citas en la Rueda de Negocios, visualizar los datos de contacto de la persona con la cual tienen una cita ya sea de manera virtual o presencial.

En Eventtia entendemos que los imprevistos hacen parte de la etapa de ejecución en los eventos, por esto queremos que puedas tener el mayor control posible sobre las reuniones programadas de manera virtual en la Rueda de Negocios de tus eventos híbridos.  

Desde el módulo de Rueda de Negocios – pestaña Perfil del Participante en el backoffice podrás visualizar y acceder a los links de las llamadas de tus participantes y así en tu rol de organizador podrás atender posibles requerimientos y/o dificultades.

Eventtia entiende las grandes oportunidades que se generan cuando puedes diseñar tus eventos completamente personalizados con tu marca, es por eso que hemos habilitado el banner del evento para que sea visible dentro de la encuesta, cuando la envías a tus participantes por medio de correo electrónico. 

En la actualidad las Ruedas de Negocio se constituyen como una de las principales herramientas para generar conexiones de valor para ti y tus participantes. Lograr una perfecta planeación y organización de esta es uno de los principales objetivos de nuestra plataforma, es por eso que hemos agregado para ti, dentro del módulo de Registro – pestaña Información General, una opción que te permite limitar el número de citas por tipo de participante que tenga asociado un perfil de Rueda de Negocios.

Poder visualizar en tiempo real el desarrollo de las actividades de tu evento, independientemente de la modalidad (Presencial, Virtual o Híbrido), así como conocer datos del número de participantes que se encuentran activos, hacer anuncios en vivo, entre otros, son las mejoras que te trae Eventtia a través del módulo del Tablero de Control - opción “Event Launch Comander” queremos apoyarte como administrador de tu evento para que optimices todas las oportunidades que traen datos que antes no habían sido explorados o no eran de fácil visualización en la etapa de ejecución de tu evento.  

Pensando en tus necesidades en el momento de diseñar tu evento. Hemos ampliado la cantidad de caracteres a 75, para nombrar de las formas muy novedosas y creativas los canales de chat adicionales que desees tus eventos. 

Con el objetivo de hacer de tu evento una experiencia fácil y amigable para tus participantes y que no se pierdan de ninguna oportunidad en la planeación de sus Ruedas de Negocios. Hemos mejorado la visualización en la presentación de las agendas en el Escenario Virtual, para que puedan visualizar el estado de sus citas, muy especialmente las que están pendientes por confirmar.

Hemos mejorado la forma de presentar la información de los estados de las citas para dar una mayor claridad a tus participantes, en el momento de agendar sus citas en una rueda de negocios.

1. Cuando una cita sea requerida y el otro participante aún no la ha aceptado, el bloque tendrá este aspecto:

2. Cuando el participante solicitado debe aceptar la cita, el bloque tendrá este aspecto:

A partir de este momento en el módulo de Reportes, opción de  Registro - Taller, puedes visualizar dentro de un rango de tiempo escogido, las fechas y horas en que los participantes se registraron para tu evento

Adicionalmente puedes generar reportes en Excel que permiten aprovechar la información según las necesidades de tu empresa.

Sí lo deseas podemos activar para tu cuenta, por medio del equipo de soporte, una funcionalidad que permite a un participante comprar las entradas de todo un grupo de personas y luego estas personas pueden realizar sus registros de forma individual y posterior al pago. 

Los participantes que asisten a eventos híbridos ahora cuenta con un botón en Virtual Stage que les permite seleccionar la modalidad bajo la cual van a asistir al evento (presencial - virtual). 

Seguimos ampliando nuestro catálogo de idiomas para que puedas tener tus eventos en cualquier parte del mundo. A partir de este momento ya existe la opción del idioma árabe dentro del Virtual Stage.

Seguimos ampliando nuestra lista de divisas, ahora tenemos disponible en nuestro módulo de configuraciones generales de los eventos, una nueva divisa-moneda, (GTQ) la cual permitirá generar el cobro a sus asistentes en la moneda oficial de Guatemala.

En atención de las necesidades particulares de nuestros clientes, sobre la identificación de la facturación para sus eventos, hemos habilitado la posibilidad de editar el identificador de facturas en el módulo de “Finanzas” botón de “Facturación”.

Pensando en lograr una mejor experiencia para los participantes y siguiendo la recomendación de nuestros clientes, hemos ocultado dentro del Virtual Stage las pestañas de actividades que NO estén programadas (Rueda de Negocios, Workshops, Actividades de Sponsors), mostrando únicamente en su agenda las pestañas que sí tienen contenido.

Para los usuarios y organizadores de eventos, hoy cuentan con una nueva divisa-moneda disponible dentro de las configuraciones generales de su evento, la cual permitirá generar el cobro a sus asistentes en esta nueva moneda (RON) oficial del país de Rumania.

Hemos mejorado la experiencia de los usuarios a la hora de subir archivos en la sección de “Mi perfil”, dando a conocer a través de un mensaje de alerta tipo popup, que el documento no ha sido adjuntado exitosamente debido a que ha superado el tamaño de carga máximo de 9MB. 

De acuerdo con las nuevas dinámicas e interacciones que como organizadores trabajamos y brindamos a nuestra audiencia para los diferentes eventos comerciales, académicos, de capacitación, entre otros, se ha generado una mejora y restricción de acceso a los participantes que ingresan en Virtual Stage  a la sección de networking sin haber realizado su pago o que no han sido validados previamente, haciendo que el usuario no pueda agendar, recibir o confirmar citas, escondiendo la agenda para lo cual no tendría permiso. Y para el caso de la contraparte, no se permitirá la posibilidad de generar interacción de networking con este tipo de participante, por lo que no contará con agenda disponible para tal fin con el usuario que no ha pagado o que no ha sido validado.

Para todo organizador de eventos, es fundamental contar con campos personalizados, los cuales brindan características y datos específicos de su audiencia. Adicional, existe información valiosa que en ocasiones es indispensable que no se pueda editar por el participante, para esto hemos implementado una solución desde el Virtual Stage para que estos campos sean visibles desde el perfil del asistente más no editables, solo estará permitida esta acción de edición a los organizadores del evento.

Para la planeación y programación de actividades en nuestro calendario de eventos, es fundamental poder configurar desde la herramienta que actividades deseo o no compartir con mi audiencia o público, para ello puedes gestionarlo dentro del back office en las configuraciones del evento. Tener presente que, si la actividad ya está creada y deseas modificar su visualización en el widget, este tardará 30 minutos en verse reflejado.

Para que los asistentes tengan una visión clara de su agenda y de las actividades a las que están o no inscritos, hemos mejorado la visibilidad de la agenda y de las actividades en las que están participando.

Para las actividades en las que los participantes se han registrado, aparecerá el color principal del escenario virtual y, dependiendo de su duración (si los bloques son muy pequeños o grandes), sólo aparecerá el icono de inscripción junto con el texto de la sesión. A continuación se presentan algunas capturas de pantalla que muestran cómo se ve esto:

Se desarrollo un filtro para los participantes calificados en los eventos que utilizan el algoritmo para rueda de negocios.

Para las actividades que cuenten con reuniones uno a uno se organizó e implemento la función que posterior al rechazo se pueda solicitar un nuevo horario de cita.

Con el fin de facilitar la creación de actividades que requieran el uso de Zoom, hemos hecho una mejora que permitirá a los organizadores gestionar mejor sus cuentas de Zoom.

Para poder crear tus reuniones y webinars por medio de Zoom es necesario hacerlo por medio de las credenciales JWT. Sin embargo entendemos que esto puede generar limitaciones porque no todos los usuarios tienes acceso a estas.

Esta mejora permita ahora a un usuario de la cuenta ingresar las credenciales y esta integración estará disponible para todos los usuarios de la cuenta, lo que quiere decir que no tendrás que ingresar estos datos en cada actividad.

Lo primero que se debe hacer es ir al menú "Usuarios" que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.

Una vez aquí, encontrarás la pestaña "Integraciones" y luego dar click en la opción de Zoom.

Finalmente, se deben ingresar las credenciales JWT de la cuenta de Zoom que se desea asociar.

Ahora se podrán crear actividades seleccionando únicamente la cuenta asociada, lo que facilitará la tarea de los organizadores de eventos.

Debido a los avances y la disminución de restricciones, los eventos presenciales están retornando poco a poco. Esto nos ha permitido evaluar mejoras que podemos hacer al Stage Virtual para que los participantes tengan la mejor experiencia posible.

Teniendo esto en cuenta, vimos la necesidad de algunos clientes a de que la hora y fecha de su evento se vea correctamente dependiendo la modalidad (virtual o presencial)

Ahora es posible configurar la fecha y hora que se muestra dentro del Stage Virtual para evitar confusiones. Se puede elegir mostrar la fecha que el organizador estableció para el evento ó la fecha de la zona horaria del participante.

Para seleccionar alguna de estas opciones, se debe ir al módulo Stage Virtual y en la pestaña "Configuración General" ir a la opción Visualización de Fecha y Hora.

Si deseas más información sobre esta funcionalidad, por favor contáctanos a help@eventtia.com.

Queremos que la experiencia de los participantes sea siempre la mejor. Con el fin de que puedan verificar que todos los elementos necesarios para sus citas funcionan correctamente, hemos agregado una validación para las reuniones uno a uno en las ruedas de negocios.

Es importante que los participantes otorguen permisos de cámara y micrófono para que las citas puedan darse con normalidad.

Adicional, podrás configurar el fondo de pantalla con las imágenes que provee la herramienta.

La plataforma de reuniones le permitirá tener hasta 9 participantes para unirse a la llamada.

Con estas nuevas actualizaciones podrá mejorar su experiencia de conectividad y velocidad.

Queremos estar al día con todas las actualizaciones que realizan nuestros partners. Por esta razón, actualizamos nuestro cliente web de Zoom para permitir que los clientes usen todas las funciones disponibles, generando la mejor experiencia para los participantes.

Puede leer más sobre las funciones permitidas aquí.

Queremos que la experiencia de los participantes sea siempre la mejor. Con el fin de que puedan verificar que todos los elementos necesarios para sus citas funcionan correctamente, hemos agregado una validación a las ruedas de negocio.

Es importante que los participantes otorguen permisos de cámara y micrófono para que las citas puedan darse con normalidad.

Fomentamos los eventos que ofrecen muchos módulos a sus participantes. Esta es una excelente forma de generar engagement y experiencias completas.

Para que los participantes puedan acceder a todos estos módulos de la manera más fácil posible, agregamos la posibilidad de desplazarse por ellos en la barra de navegación.

Entendemos que los participantes siempre van a querer tener la mayor información posible, más cuando se trata de lo que se le está cobrando en el evento.

Es por esto que hemos realizado mejoras en nuestra generación de facturas, con el fin de poder discriminar cada artículo que hace parte del valor total que ha pagado el participante.

Con el fin de que puedas cargar las fuentes que desees para personalizar tu sitio web, hemos aumentado el límite de tamaño para esta. Ahora podrás cargar fuentes de hasta 900KB.

Cada día vamos migrando nuevamente hacia la presencialidad, y los eventos no se quedan atrás. Muchos de nuestros clientes ya están realizando eventos híbridos, donde pueden atender público presencial y virtual.

Para que puedas mantener un mejor manejo de tus participantes, ahora si el evento es solo presencial, el correo de bienvenida incluirá su código QR para poder hacer check-in. En caso de ser virtual, el correo de bienvenida no incluirá el código QR.

Sabemos que los participantes quieren saber toda la información relevante de otros participantes dentro del Stage Virtual para poder interactuar con ellos. Saber si aceptaron o no los términos y condiciones del registro no hace parte de esta información relevante.

Es por esto que ya este campo no será visible dentro del perfil de tus participantes dentro del Stage Virtual.

Para que puedas personalizar aún más tus módulos custom dentro del Stage Virtual, hemos actualizado nuestra librería de iconos. Puedes acceder a ellos cuando crees un módulo custom y en el campo Icono, seleccionar el que desees.

Con los eventos virtuales volviéndose más y más globales, entendemos que es necesario que tus participantes puedan saber correctamente el momento en que ocurrirán las diferentes actividades.

Es por esto que hemos realizado unas mejoras en el manejo de las zonas horarios dentro del Stage Virtual que aplican para:

-Horario Stage Virtual. -Cuenta regresiva Actividades. -Si el evento es presencial, toma la hora del país donde ocurrirá el evento.

Ahora también tendrás la oportunidad de escoger el formato de hora de tu preferencia para tu Stage Virtual. Puedes escoger entre formato de 12h o de 24h.

Para esto debes ir a la pestaña Configuración General en la opción de edición de tu evento y podrás ver el campo de Formato de Hora.

Para que tus participantes puedan buscar de mejor manera a otros participantes, hemos habilitado una nueva opción de "Ordenar Por". Solo basta con ir al módulo de participantes en el Stage Virtual y escoger la opción que más les facilite su búsqueda.

A partir de ahora para ayudarte a evitar confusiones, los correos de prueba vendrán con un label adelante para indicarlo. En el caso de estar la plataforma configurada en inglés dirá (Test), si es en español (Prueba) y si es en francés (Preuve).

Sabemos que no es suficiente con poder llevar trazabilidad de uno de tus eventos, sino que también necesitas conocer los resultados gloables de todos tus eventos.

Por eso ahora, el Global Dashboard también te permitirá ver el numero de participantes que han ingresado al Stage Virtual y hecho check-in en caso de ser un evento presencial. Los indicadores ahora te muestran cuales son eventos virtuales y cuales son presenciales. Podrás ver la relación entre numero de participantes y numero de eventos, así cómo generar gráficos personalizados.

Te invitamos a que lo revisen ingresando a través de la pestaña Eventos en la parte superior izquierda de tu pantalla y escogiendo la opción Dashboard Global.

La virtualidad nos ha permitido conectar nuestros eventos con participantes de todas partes del mundo. Con el fin de hacer que sus experiencias sean lo más amigables dentro del Stage Virtual, ahora es posible habilitar múltiples canales de transmisión en una misma actividad. Esto va a permitir tener en una misma actividad, transmisiones en diferentes idiomas, permitiendo a los participantes acceder con mayor facilidad.

Los pasos que debes seguir para poder habilitar varios canales de transmisión en una misma actividad son:

• Crear la actividad.
• En la pestaña "Configuración de Stage Virtual" escoger la opción "Youtube" u "Otro".
• En el botón "Agregar" ir adicionando el numero de transmisiones que desees (Hasta 5) y nombrarlas a tu preferencia.