Eventtia Changelog

Nos complace anunciar una nueva funcionalidad que brinda una experiencia aún más completa en los eventos. Con este último desarrollo, los usuarios ahora tienen la capacidad de identificar fácilmente si han revisado el perfil de un participante en el módulo de participantes. Este indicador, visualizado a través de un contorno en la imagen de la tarjeta del participante, simplifica la gestión de conexiones y facilita el seguimiento de las interacciones. Una vez que un perfil ha sido explorado, el contorno desaparecerá, proporcionando una referencia visual clara. Eventtia se esfuerza continuamente por mejorar la experiencia del usuario, y esta función representa otro paso en esa dirección. Los usuarios pueden explorar las posibilidades y optimizar su interacción en eventos con esta nueva y práctica característica. ¡Descubre cómo esta mejora puede elevar tu experiencia en eventos!

La nueva funcionalidad de Políticas de Acceso de Usuarios brinda a los organizadores la flexibilidad de definir roles distintos, con dos tipos de acceso: el Organizador de Eventos, que tiene acceso completo a Eventtia y a la aplicación Eventtia Check-in, y los Usuarios en el Sitio, con acceso a la aplicación Eventtia Check-in sin necesidad de crear una contraseña. Dependiendo del rol asignado, esta funcionalidad también permite establecer políticas de acceso basadas en fechas específicas o en una temporalidad en días para limitar la actividad del usuario.

Puedes leer más acerca de estas nuevas funcionalidades a través de nuestro ReleasePad o Knowledge base, mantente al día con Eventtia y saca lo mejor de ello para tus eventos.

¡Atención organizadores! ? Estamos emocionados de presentarles la última joya de la aplicación de check-in: ? Ahora, al validar el código QR en el evento, podrás configurar más campos del formulario para que al momento del check-in puedas observar información más detallada de los asistentes. ✨ Dirígete al back office, explora esta nueva funcionalidad.

Accede al módulo de registro, en sección tipos:

Ingresa a la pestaña “formulario de registro”, posterior clic en botón verde “nuevo”.

Crea tu campo personalizado y selecciona las opciones de: “Disponible en listados públicos” e “información que se muestra al validar el código QR”.

¡Estamos emocionados de compartir nuestra innovación de vanguardia! ? Les presentamos nuestro generador de texto con Inteligencia Artificial ( IA), integrado de forma impecable en el módulo de registro. Ahora pueden crear Mensajes de Bienvenida personalizados en la sección de Tipos de Asistentes, bajo la pestaña "Email de Bienvenida". Esta poderosa herramienta incorpora sin esfuerzo variables como el nombre, fechas del evento, descripción del evento, URL y datos de contacto, haciendo que sus comunicaciones sean más atractivas y adaptadas.

Aprovechen esta característica revolucionaria y permítannos redefinir la forma en que se conectan con sus asistentes. ¡Manténganse atentos para futuras mejoras y vean cómo el impacto de su evento se eleva!

Esta nueva funcionalidad para descargar informes de puntos de control aporta capacidades avanzadas en la gestión de eventos. Esta característica ofrece una visión consolidada tanto de la actividad de entrada como de salida en los puntos de control, proporcionando una vista completa de las interacciones de los participantes. Los organizadores ahora pueden acceder y exportar un informe detallado que ofrece perspectivas sobre el compromiso de los asistentes, y el flujo general del evento. Este informe consolidado no solo simplifica el análisis de datos, sino que también ayuda en la toma de decisiones estratégicas, asegurando una comprensión más integral de la participación de los asistentes. Con esta funcionalidad de reporte consolidado para el evento, los planificadores de eventos pueden evaluar eficazmente la implicación de los asistentes, rastrear patrones de asistencia y realizar ajustes informados para mejorar eventos futuros.

Pueden acceder desde el modulo de reportes en el back office, en la sección registro, opción puntos de control. Allí seleccionar fecha de inicio y fecha fin, para determinar lapso de tiempo a filtrar, así cómo los puntos de control específicos o a nivel general que desean revisar, para posterior hacer una exportación a Excel de los datos.

Esta novedosa característica garantiza que los asistentes tengan un período específico durante el cual deben registrarse, y si no lo realizan dentro de ese plazo, no podrán hacerlo después de que expire.

Esta mejora proporciona un mayor control sobre el proceso de registro, permitiendo a los organizadores del evento gestionar de manera más eficiente la asistencia y la planificación. Al delinear claramente las fechas de inicio y fin, se fomenta una mayor responsabilidad entre los participantes para completar sus inscripciones a tiempo. En última instancia, esta funcionalidad contribuye a una experiencia de registro más estructurada y a una mejor organización de los eventos, asegurando que los participantes estén debidamente inscritos dentro de los plazos establecidos.

Para acceder a esta función, dirígete al área de opciones avanzadas del evento en el back office (connect). Una vez allí, navega hasta la pestaña de configuraciones, donde descubrirás la incorporación de dos campos nuevos y destacados: "Fecha inicio de registros" y "Fecha fin de registro".

Esta nueva funcionalidad te permitirá activar o deshabilitar el método de verificación para protegerte del spam de registros, el cual consiste a la hora de registro completar una simple prueba que demuestre que eres humano y no un ordenador que intenta acceder. La prueba Captcha para conocimiento, debes seleccionar los elementos descritos en la imagen (semáforos, carros, etc)., los cuales debes escoger para comprobar que no eres una computadora.

Para realizar el proceso, debes ingresar con tus datos de acceso a Eventtia, allí en el módulo de registro, opción “Configuraciones avanzadas”, encontraras el campo específico para activar o deshabilitarlo.

Ahora en tu aplicación de Check-in, ponemos a disposición una nueva funcionalidad que permitirá la búsqueda de tus puntos de control del evento a través de filtros, haciendo de manera rápida y práctica, una validación de palabras claves o nombre del check point. Así mismo, se dispuso y adiciono, la posibilidad de volver a la búsqueda anterior (sin perder este filtro previo), para que los usuarios regresen a la visualización de este y continúen validando su selección.

Te presentamos una nueva organización de los participantes desde el Virtual Stage, ahora, además de poder acomodar por nombre, apellido o compañía, podrás usar la fecha de registro, en donde verás los participantes que se registraron recientemente o los últimos. Esto para que los participantes tengan mejores formas de buscarse entre ellos.

Reducción de tiempo y comunicación efectiva, es invaluable a la hora de desarrollar eventos, es por ello por lo que desde Eventtia hemos desarrollado una nueva funcionalidad de Chat moderado para ponentes, que permite visualizar y conversar en tiempo real, la audiencia con los panelistas del evento. Ahora, en la organización de webinars y actividades virtuales, podremos obtener desde el back office en la sección de actividades, un enlace de único uso que podremos compartir con nuestros panelistas, y así lograr está interacción más cercana y práctica.

Encuentra detalles y pasos del proceso, a continuación:

Vídeo

Puedes leer más acerca de estás nuevas funcionalidades a través de nuestro ReleasePad o Knowledge base, mantente al día con Eventtia y saca lo mejor de ello para tus eventos.

Hemos creado un nuevo permiso para la escena virtual o app móvil, para que los asistentes puedan visualizar la lista de todos los participantes del evento sin importar si pueden agendar citas de networking o chatear con ellos. Esto permitirá que salga la lista completa de participantes al ingresar al módulo en el Virtual Stage. Si deseas configurarlo podrás hacerlos desde la sección de configuración del stage virtual, en la pestaña de Módulos, opción participantes & Networking, agregamos activando la opción “Visualizar los participantes”.

Ahora podrás habilitar o deshabilitar el uso de las mayúsculas sobre los textos que se visualizan en la escena virtual o aplicación móvil. Ahora puedes elegir si quieres mostrar los textos tal cual los ingresaste o que Eventtia te ayude a solo dejar la primera letra en mayúscula y el resto en minúsculas.

Esta opción la encontrarán en la sección configuración del stage virtual, en esta pestaña al final de la página podrán encontrar la opción para activarla o no, según la preferencia.

Para un manejo y organización de reportes más específico de nuestros participantes, hemos habilitado y puesto a disposición de los usuarios, un nuevo permiso que podrán gestionar a través de los roles, la configuración del permiso para la vista del reporte de participantes.

Desde el módulo de reportes, en la sección registro, habilitamos una nueva opción para que los usuarios administradores puedan especificar qué campos del formulario de registro de cada tipo de participante se deben incluir o no dentro de este reporte.

Posterior, la opción de exportar el reporte a Excel estará habilitada, con los campos por defecto seleccionados en la configuración previa. Tener en cuenta que, la información de campos personalizados no será visible en los criterios de la interfaz, ya que estos varían para todos los tipos de participante.

Al momento de exportar la información vamos a obtener en el archivo de Excel una hoja por cada tipo de participante, es decir; el archivo va a tener "N hojas" de acuerdo con la cantidad de tipos de participante que tenga el evento.

En atención a nuevas necesidades y alcance de nuestro módulo de invitados, hemos preparado las siguientes funcionalidades:

El organizador podrá enviar la posibilidad de cancelar la invitación enviada, para esto se creo un nuevo tag con el enlace y se habilito la opción de realizar la configuración del mensaje que recibirá el invitado.

Dentro del módulo de invitados, se dará la opción de filtrar por los invitados que cancelaron su invitación y para las comunicaciones masivas, se tendrá así mismo la exclusión o inclusión de los participantes cancelados, según el objetivo de la comunicación.

Debido a las necesidades de nuestros clientes con eventos en Portugués, ahora podrás visualizar el formulario de registro en este idioma. 

Localiza el lenguaje dentro del link al formulario de registro

Consulta nuestra Base de conocimiento para más información

Cambia el indicador del lenguaje de EN/ES/FR a PT

La información que aparece por defecto aparecerá en portugués:

Actualización de la agenda en el virtual stage para brindar una mejor experiencia de usuario en la interacción de sus actividades y reuniones, los invitamos a probarlo.

Creación de nuevo filtro en las comunicaciones masivas para notificar a los participantes en el estado pendiente de validación. Esta nueva funcionalidad la encontrarás desde: Módulo de Registro > Comunicaciones > Correos masivos > Estado registro.

Hemos creado la opción de eliminar adjuntos en el formulario de registro, en secciones cómo el de participantes y ponentes, disponibles para tus próximos eventos.

Hemos agregado un nuevo permiso para tus usuarios. Ahora podrás seleccionar si pueden o no modificar el formulario de registro de un tipo de asistente. Al tener seleccionado el permiso se oculta la pestaña del formulario de registro para los usuarios que no dispongan de este y no se permite la modificación o creación de nuevos campos.

Ubicación del permiso:

Usuarios > Roles > Elegir tipo de rol > editar "en el botón de 3 puntos" > Módulo de registro > Tipos de asistentes > Administrar formulario.

Tenemos una nueva funcionalidad que permitirá a los usuarios desde el módulo de networking, realizar búsquedas más específicas desde la opción “disponibilidad de reuniones”, donde indicará el espacio deseado en que requiere la cita y así obtener resultados con las contrapartes en estos tiempos de la agenda.

Para un mejor control y consolidación de métricas, se ha implementado que cuando un asistente se registre en un taller o punto de control, este se considere registrado para el evento, incluso si aún no lo está. Esta información se verá reflejada en los reportes del evento.

Los organizadores tienen una nueva opción de incluir dentro de la configuración de los mensajes desde cada attendee type, un nuevo tag “${unregister_button}” que les permite a sus participantes gestionar la cancelación al evento.

Este tag puede encontrarlo dentro de las configuraciones del mensaje, bajo cada tipo de participante.

Así mismo, podrá configurar y preparar la comunicación que desea remitir al participante que ha cancelado su asistencia, este se configura desde la pestaña “Email cancelación”.

Una nueva funcionalidad ponemos a disposición de nuestros usuarios, a partir de este momento existe la opción de recuperar el registro de un asistente cuando este ha sido eliminado, permitiendo restaurar su información de formulario y dejando este registro nuevamente en estado confirmado.

Ten presente que, si el registro contaba con actividades asignadas, estás deberán ser otra vez elegidas para el perfil, igual que sus citas de networking.

Este módulo lo encontraras dentro de la opción Registro > Participantes> Eliminados> Seleccionar asistente.

Dentro de la configuración de acceso al virtual stage, agregamos una opción, para habilitar el acceso único con email de los asistentes a sus eventos.

Este módulo lo encontraras dentro de la opción Stage virtual > Configuración del stage virtual> Acceso único habilitado.

Para facilitar un mejor control de las actividades, se ha agregado un nuevo campo en las configuraciones de los talleres para que el organizador pueda especificar la fecha límite de registro de la actividad.

Mantén presente que, este módulo lo encontraras dentro de la opción Programa > Actividades> seleccionar actividad> Información general.

Desde el módulo de comunicaciones masivas en tu back office, tendrás hoy la posibilidad de visualizar e identificar de manera rápida, las actividades programadas y configuradas para tu evento, donde el sistema te proporcionará el detalle de cada actividad con la información de fecha y hora.

Mantén presente que, este módulo lo encontraras dentro de la opción Registro > Comunicaciones > Correo masivos.

Con el fin de mantener una comunicación e interacción cercana con su audiencia en los eventos, contamos a hoy con una nueva funcionalidad la cual le permitirá programar los respectivos recordatorios para los workshops con un tiempo de antelación previo al desarrollo de estas. Esta opción, la podrá gestionar cada organizador desde Programa> Configuraciones avanzadas >  Recordatorio.

No olvide seleccionar la casilla, programar la hora en que desea que se envíe la comunicación, asunto y cuerpo del mensaje que finalmente compartirá con sus asistentes.

Para Eventtia es muy importante apoyarte en la obtención de datos, interacción y mayor enganche de tus participantes dentro de tus eventos, es por ello que hemos lanzado el Módulo de Quices, este módulo te permite dinamizar los eventos y crear concursos entre los participantes con series de preguntas. Por cada pregunta se puede definir el tiempo de respuesta y el puntaje correspondiente. De esta forma, cada participante va acumulando puntos, lo que permite establecer un ranking y premiar a los mejores.

Continuando con la línea de la importancia que tiene la interacción con los participantes y la obtención de data durante la realización de tus eventos. Eventtia trae para ti un nuevo módulo de Preguntas y Respuestas. Este módulo permite a los participantes enviar las preguntas que tienen para los ponentes en cada sesión del evento, los participantes también pueden dar un “me gusta” a las preguntas de mayor interés. Adicionalmente a esto, en los eventos presenciales, se puede evitar el tener una persona caminado por toda la sala con un micrófono para que los participantes puedan hacer sus preguntas.  

En Eventtia entendemos las nuevas necesidades y dinámicas en la generación de redes de contactos a través de eventos especialmente Virtuales e Híbridos. Es por eso que hemos creado para tus eventos el nuevo módulo “Mis Contactos”. Este módulo que permite a tus participantes segmentar y generar conexiones de valor con personas y empresas de su interés particular mientras disfrutan de tu evento.

En Eventtia entendemos la importancia de una correcta presentación de la información de tu evento para tus participantes y evitar confusiones especialmente en la inscripción y pagos de actividades. Es por esto que hemos creado la opción de no mostrar en el formulario de registro las actividades, las que ya han pasado de acuerdo con la fecha en la cual algún participante se esté registrando durante la ejecución de tu evento. De esta forma cuando tus participantes se registren, en el Formulario de Registro solo serán visibles las actividades presentes y futuras en relación con la fecha actual del registro.

Sin embargo, las actividades pasadas seguirán estando visibles en el backoffice para efectos de control y administración de tu evento.

En Eventtia seguimos ampliando nuestras opciones para acompañarte en la personalización de tu evento. Ahora en el módulo del Escenario Virtual - pestaña de la Interfaz del Usuario, hemos agregado el color negro como opción para el diseño de los títulos en la página de registro así mismo como para los títulos de las actividades.

Hemos creado la opción de poder poner tu Escenario Virtual en modo Oscuro. En la barra lateral izquierda en la opción de ajustes, tus participantes encontrarán un botón que les permite cambiar la opción de visualización del Escenario Virtual. Esto con el animo de que puedas crear más opciones de diseño y posición de marca dentro de tus eventos.

Te presentamos una nueva vista para tus actividades que facilita su visualización en el momento del registro de tus participantes, cuando tengas muchas actividades programadas para tu evento.  

Si deseas activar esta vista no dudes en solicitarlo a nuestro equipo.   

Para los participantes que asisten a eventos híbridos, tenemos una  nueva opción que muestra los cambios en la modalidad (presencial – virtual) en la que atenderá la reunión para que las partes lo vean en su agenda y se logre efectuar con éxito la cita.

Con el fin de gestionar y controlar el proceso de registro de los asistentes en los eventos, se ha dispuesto una nueva funcionalidad dentro del sistema, que permite al organizador o usuario, incluir los dominios de correo electrónico de las empresas que pueden registrarse o no para el evento. Esta configuración se puede gestionar a nivel de registro en su cuenta, a través del módulo de registro “configuración avanzada”.

Para todos nuestros usuarios hemos desarrollado las siguientes mejoras para la aplicación check-in App:

1.       A través de la sección de checkpoints, los organizadores podrán controlar y gestionar el acceso y salida de los asistentes en las diferentes actividades fijadas para sus eventos; podrán realizarlo a través las opciones de Check-in y Check-out, donde visualizarán el detalle del contacto y tendrán la totalidad de los registros para cada opción.

2.       Para mayor facilidad de búsqueda dentro de las actividades, hemos desarrollado y habilitado la opción de filtrar por nombre o fecha.

En busca de brindar una mejor experiencia para los usuarios y en el caso de los eventos y actividades que cuenten con componente presencial, virtual e híbrido, hemos desarrollado las siguientes mejoras:

1.       Lanzamos el PWA (Progressive Web App) que permitirá al usuario tener un acceso directo desde su smartphone al contenido de sus eventos, adicionalmente una vez se haya logueado con este PWA podrán tener acceso a la información última vez vista en modo offline (sin internet).

2.       Entendiendo la demanda de formatos híbridos, presenciales y virtuales, ahora la plataforma permitirá customizar las necesidades de acuerdo con el tipo de evento que el cliente requiera y esto a su vez permitirá mejores configuraciones y experiencia del usuario.

Los invitamos a navegar por la plataforma y conocer estas nuevas funcionalidades. Cualquier duda estaremos muy atentos para guiarlos.

Como conocemos, las pasarelas de pagos son las encargadas de gestionar las transacciones de manera segura, su proceso debe ser rápido y fluido, para que el usuario finalice con éxito su gestión de compra. Para ello Eventtia pone a disposición la plataforma Adyen, que permite a las empresas aceptar pagos, proteger los ingresos y controlar sus finanzas en un único sistema. Sus soluciones de pago funcionan en más de 30 monedas y en países como EE. UU., Canadá, Brasil, Australia, Japón, Nueva Zelanda, Emiratos Árabes Unidos y más.

Podrá activarla desde la configuración inicial para su evento:

En este nuevo inicio de año, hemos adicionado un nuevo módulo dentro del Virtual Stage, este se llama “Social Wall”, les permitirá a los organizadores involucrar a su audiencia con la marca o evento, donde ellos podrán compartir momentos, crear memorias significativas, experiencias, interactuar con demás personas del evento en una macro escala.

Principales ventajas de la herramienta, brinda una visión global de las temáticas y contenido que los asistentes están publicando, percibe el comportamiento de la audiencia frente a los estímulos y actividades establecidas en los eventos, intensifica la actividad en redes sociales y, además, puedes realizar branding y aumentar el engagement.

Desarrollamos e implementamos la nueva función de inicio de sesión híbrido. Esto significa que los clientes que tienen SSO podrán hacer que los asistentes inicien sesión con SSO o con cualquiera de los otros modos de inicio de sesión existentes y no solo con uno u otro.

Hemos implementado una nueva funcionalidad en nuestra aplicación de check-in, esta le permitirá al organizador tener un registro gráfico en tiempo real de los participantes registrados a un evento en particular.

Con el regreso progresivo de los eventos presenciales, queremos ayudar a nuestros clientes a brindar la mejor experiencia a sus participantes.

Para que los organizadores de los eventos puedan atender y dar la bienvenida a ciertos tipos de participantes, hemos creado una nueva funcionalidad que emitirá un SMS de forma automática cuando ciertos participantes hagan check-in al evento.

Para activar esta funcionalidad debes ir al módulo de Registro en Eventtia y luego en la opción "Tipos". Una vez aquí puedes crear o editar tipos de participantes y seleccionar la siguiente opción:

Podrás agregar hasta 5 números con sus indicativos para que el mensaje le llegue a más de un organizador.

Esta funcionalidad puede generar un costo adicional, si requieres más información puedes escribirnos a help@eventtia.com

Los patrocinadores quieren hacer un seguimiento de los participantes que asisten a sus actividades. Esto les permite preparar el contenido de sus presentaciones antes del día del evento, de manera que puedan generar un mejor engagement.

Es por eso que habilitamos una nueva función que les permitirá configurar un registro para sus actividades, así como establecer un límite de registros de participantes que desean albergar.

Para ello, deberán dirigirse a su Editor de Patrocinadores, crear una actividad, y en la parte inferior del menú podrán activar o desactivar la función de registro. De esta forma, los participantes podrán registrarse a estas actividades a través del Stage Virtual.

Entendemos que algunas organizaciones cuentan con bastantes usuarios en sus cuentas. Dichos usuarios tienen diferentes roles y tareas de las cuales son responsables.

Para limitar de mejor forma los roles y asignaciones que tienen los usuarios en su cuenta, agregamos un nuevo permiso que permite a los usuarios administradores limitar quién puede activar o desactivar eventos.

Para configurar este permiso, el usuario administrador debe ir a la pestaña "Usuarios" y buscar el usuario al que desea cambiar los permisos. Una vez que encuentre dicho usuario, haga clic en los tres puntos y después haga clic en "Editar", esto mostrará la pestaña "Permisos de Módulos". Haga clic en él y en el menú desplegable seleccione "Eventos". Finalmente, seleccionarás o deseleccionarás la opción "Activar y desactivar" según tus necesidades.

Entendemos que saber cómo interactúan los participantes es una métrica fundamental para medir qué tan bueno fue el evento.

Por esta razón, agregamos un nuevo informe que permitirá a los organizadores saber qué reuniones tuvieron lugar realmente y durante cuánto tiempo interactuaron los participantes entre sí.

Muchas veces los participantes generan una interacción muy buena con otros participantes, pero no tienen la oportunidad de volverse a reunir dentro del Stage Virtual.

Para que los participantes puedan reunirse múltiples veces con un mismo participante, hemos agregado la funcionalidad de limitar la cantidad máxima de citas.

Esto lo puedes configurar ingresando al módulo de Ruedas de Negocio y en el menú Acciones dando click en Configuración Avanzada.

Uno de los mayores objetivos de los organizadores de eventos es poder generar engagement entre los participantes.

Pensando en esto hemos agregado la posibilidad de que los participantes puedan crear sus propios canales de chat para discutir e interactuar entre ellos.

Para esto los participantes deben ingresar al módulo chat en su Stage Virtual y encontrarán el botón "Crear canal". Los participantes podrán crear un canal de discusión con un título y una descripción atractivos para generar interés entre otros participantes.

Porque queremos que los participantes puedan expresar sus emociones de la mejor forma, hemos agregado un módulo de emoticones en los chats del Stage Virtual. Esto va a permitir poder generar más engagement y permitirle a los participantes mostrar de una forma divertida cómo le ha parecido una actividad del evento o una cita de negocios.

Sabemos que los cambios puedes ocurrir en cualquier momento. Es por esto que hemos agregado un botón que te permite borrar la imagen del ponente o su banner para cargar nuevos elementos.