Eventtia Changelog

Ahora para la nueva funcionalidad de recordatorio de actividades, se ha desarrollado una mejora que permite enviar comunicaciones segmentadas a tu audiencia, la cual facilita especificar y configurar por tipo de participante la plantilla y/o modelo de mensaje que desee programar para las actividades a las que están registrados los participantes en el evento.

Recuerda, para gestionar y hacer uso de esta funcionalidad, debes ingresar desde Programa > Configuraciones avanzadas > Recordatorio.

No olvides, si deseas enviar una sola comunicación general a tu audiencia en un mismo idioma, puedes hacerlo allí mismo desde la plantilla general.

Desde el módulo de comunicaciones masivas en tu back office, tendrás hoy la posibilidad de visualizar e identificar de manera rápida, las actividades programadas y configuradas para tu evento, donde el sistema te proporcionará el detalle de cada actividad con la información de fecha y hora.

Mantén presente que, este módulo lo encontraras dentro de la opción Registro > Comunicaciones > Correo masivos.

Con el fin de mantener una comunicación e interacción cercana con su audiencia en los eventos, contamos a hoy con una nueva funcionalidad la cual le permitirá programar los respectivos recordatorios para los workshops con un tiempo de antelación previo al desarrollo de estas. Esta opción, la podrá gestionar cada organizador desde Programa> Configuraciones avanzadas >  Recordatorio.

No olvide seleccionar la casilla, programar la hora en que desea que se envíe la comunicación, asunto y cuerpo del mensaje que finalmente compartirá con sus asistentes.

Type your new product feature here...

Type your new product feature here...

Una de las grandes ventajas de tener Ruedas de Negocios en tus eventos es facilitar la generación de relaciones interpersonales entre tus asistentes, de esta forma ellos pueden potencializar las oportunidades que encuentran al asistir a tus eventos. Es por esto que hemos habilitado una opción que le permite a tus participantes, que tengan agendadas citas en la Rueda de Negocios, visualizar los datos de contacto de la persona con la cual tienen una cita ya sea de manera virtual o presencial.

En Eventtia entendemos que los imprevistos hacen parte de la etapa de ejecución en los eventos, por esto queremos que puedas tener el mayor control posible sobre las reuniones programadas de manera virtual en la Rueda de Negocios de tus eventos híbridos.  

Desde el módulo de Rueda de Negocios – pestaña Perfil del Participante en el backoffice podrás visualizar y acceder a los links de las llamadas de tus participantes y así en tu rol de organizador podrás atender posibles requerimientos y/o dificultades.

Eventtia entiende las grandes oportunidades que se generan cuando puedes diseñar tus eventos completamente personalizados con tu marca, es por eso que hemos habilitado el banner del evento para que sea visible dentro de la encuesta, cuando la envías a tus participantes por medio de correo electrónico. 

En la actualidad las Ruedas de Negocio se constituyen como una de las principales herramientas para generar conexiones de valor para ti y tus participantes. Lograr una perfecta planeación y organización de esta es uno de los principales objetivos de nuestra plataforma, es por eso que hemos agregado para ti, dentro del módulo de Registro – pestaña Información General, una opción que te permite limitar el número de citas por tipo de participante que tenga asociado un perfil de Rueda de Negocios.

Poder visualizar en tiempo real el desarrollo de las actividades de tu evento, independientemente de la modalidad (Presencial, Virtual o Híbrido), así como conocer datos del número de participantes que se encuentran activos, hacer anuncios en vivo, entre otros, son las mejoras que te trae Eventtia a través del módulo del Tablero de Control - opción “Event Launch Comander” queremos apoyarte como administrador de tu evento para que optimices todas las oportunidades que traen datos que antes no habían sido explorados o no eran de fácil visualización en la etapa de ejecución de tu evento.  

Para Eventtia es muy importante apoyarte en la obtención de datos, interacción y mayor enganche de tus participantes dentro de tus eventos, es por ello que hemos lanzado el Módulo de Quices, este módulo te permite dinamizar los eventos y crear concursos entre los participantes con series de preguntas. Por cada pregunta se puede definir el tiempo de respuesta y el puntaje correspondiente. De esta forma, cada participante va acumulando puntos, lo que permite establecer un ranking y premiar a los mejores.

Continuando con la línea de la importancia que tiene la interacción con los participantes y la obtención de data durante la realización de tus eventos. Eventtia trae para ti un nuevo módulo de Preguntas y Respuestas. Este módulo permite a los participantes enviar las preguntas que tienen para los ponentes en cada sesión del evento, los participantes también pueden dar un “me gusta” a las preguntas de mayor interés. Adicionalmente a esto, en los eventos presenciales, se puede evitar el tener una persona caminado por toda la sala con un micrófono para que los participantes puedan hacer sus preguntas.  

En Eventtia entendemos las nuevas necesidades y dinámicas en la generación de redes de contactos a través de eventos especialmente Virtuales e Híbridos. Es por eso que hemos creado para tus eventos el nuevo módulo “Mis Contactos”. Este módulo que permite a tus participantes segmentar y generar conexiones de valor con personas y empresas de su interés particular mientras disfrutan de tu evento.

Pensando en tus necesidades en el momento de diseñar tu evento. Hemos ampliado la cantidad de caracteres a 75, para nombrar de las formas muy novedosas y creativas los canales de chat adicionales que desees tus eventos. 

Con el objetivo de hacer de tu evento una experiencia fácil y amigable para tus participantes y que no se pierdan de ninguna oportunidad en la planeación de sus Ruedas de Negocios. Hemos mejorado la visualización en la presentación de las agendas en el Escenario Virtual, para que puedan visualizar el estado de sus citas, muy especialmente las que están pendientes por confirmar.

En Eventtia entendemos la importancia de una correcta presentación de la información de tu evento para tus participantes y evitar confusiones especialmente en la inscripción y pagos de actividades. Es por esto que hemos creado la opción de no mostrar en el formulario de registro las actividades, las que ya han pasado de acuerdo con la fecha en la cual algún participante se esté registrando durante la ejecución de tu evento. De esta forma cuando tus participantes se registren, en el Formulario de Registro solo serán visibles las actividades presentes y futuras en relación con la fecha actual del registro.

Sin embargo, las actividades pasadas seguirán estando visibles en el backoffice para efectos de control y administración de tu evento.

En Eventtia seguimos ampliando nuestras opciones para acompañarte en la personalización de tu evento. Ahora en el módulo del Escenario Virtual - pestaña de la Interfaz del Usuario, hemos agregado el color negro como opción para el diseño de los títulos en la página de registro así mismo como para los títulos de las actividades.

Hemos creado la opción de poder poner tu Escenario Virtual en modo Oscuro. En la barra lateral izquierda en la opción de ajustes, tus participantes encontrarán un botón que les permite cambiar la opción de visualización del Escenario Virtual. Esto con el animo de que puedas crear más opciones de diseño y posición de marca dentro de tus eventos.

Hemos mejorado la forma de presentar la información de los estados de las citas para dar una mayor claridad a tus participantes, en el momento de agendar sus citas en una rueda de negocios.

1. Cuando una cita sea requerida y el otro participante aún no la ha aceptado, el bloque tendrá este aspecto:

2. Cuando el participante solicitado debe aceptar la cita, el bloque tendrá este aspecto:

A partir de este momento en el módulo de Reportes, opción de  Registro - Taller, puedes visualizar dentro de un rango de tiempo escogido, las fechas y horas en que los participantes se registraron para tu evento

Adicionalmente puedes generar reportes en Excel que permiten aprovechar la información según las necesidades de tu empresa.

Te presentamos una nueva vista para tus actividades que facilita su visualización en el momento del registro de tus participantes, cuando tengas muchas actividades programadas para tu evento.  

Si deseas activar esta vista no dudes en solicitarlo a nuestro equipo.   

Sí lo deseas podemos activar para tu cuenta, por medio del equipo de soporte, una funcionalidad que permite a un participante comprar las entradas de todo un grupo de personas y luego estas personas pueden realizar sus registros de forma individual y posterior al pago. 

Los participantes que asisten a eventos híbridos ahora cuenta con un botón en Virtual Stage que les permite seleccionar la modalidad bajo la cual van a asistir al evento (presencial - virtual). 

Seguimos ampliando nuestro catálogo de idiomas para que puedas tener tus eventos en cualquier parte del mundo. A partir de este momento ya existe la opción del idioma árabe dentro del Virtual Stage.

Para los participantes que asisten a eventos híbridos, tenemos una  nueva opción que muestra los cambios en la modalidad (presencial – virtual) en la que atenderá la reunión para que las partes lo vean en su agenda y se logre efectuar con éxito la cita.

Seguimos ampliando nuestra lista de divisas, ahora tenemos disponible en nuestro módulo de configuraciones generales de los eventos, una nueva divisa-moneda, (GTQ) la cual permitirá generar el cobro a sus asistentes en la moneda oficial de Guatemala.

En atención de las necesidades particulares de nuestros clientes, sobre la identificación de la facturación para sus eventos, hemos habilitado la posibilidad de editar el identificador de facturas en el módulo de “Finanzas” botón de “Facturación”.

Pensando en lograr una mejor experiencia para los participantes y siguiendo la recomendación de nuestros clientes, hemos ocultado dentro del Virtual Stage las pestañas de actividades que NO estén programadas (Rueda de Negocios, Workshops, Actividades de Sponsors), mostrando únicamente en su agenda las pestañas que sí tienen contenido.

Para los usuarios y organizadores de eventos, hoy cuentan con una nueva divisa-moneda disponible dentro de las configuraciones generales de su evento, la cual permitirá generar el cobro a sus asistentes en esta nueva moneda (RON) oficial del país de Rumania.

Hemos mejorado la experiencia de los usuarios a la hora de subir archivos en la sección de “Mi perfil”, dando a conocer a través de un mensaje de alerta tipo popup, que el documento no ha sido adjuntado exitosamente debido a que ha superado el tamaño de carga máximo de 9MB. 

Con el fin de gestionar y controlar el proceso de registro de los asistentes en los eventos, se ha dispuesto una nueva funcionalidad dentro del sistema, que permite al organizador o usuario, incluir los dominios de correo electrónico de las empresas que pueden registrarse o no para el evento. Esta configuración se puede gestionar a nivel de registro en su cuenta, a través del módulo de registro “configuración avanzada”.

Presentamos algunas intermitencias en el servicio el pasado miércoles 2 de febrero, a partir de las 4:53 a. m. GMT-5 hasta las 10:00 am GMT-5, las cuales fueron identificadas y resueltas por nuestro equipo oportunamente.

Para todos nuestros usuarios hemos desarrollado las siguientes mejoras para la aplicación check-in App:

1.       A través de la sección de checkpoints, los organizadores podrán controlar y gestionar el acceso y salida de los asistentes en las diferentes actividades fijadas para sus eventos; podrán realizarlo a través las opciones de Check-in y Check-out, donde visualizarán el detalle del contacto y tendrán la totalidad de los registros para cada opción.

2.       Para mayor facilidad de búsqueda dentro de las actividades, hemos desarrollado y habilitado la opción de filtrar por nombre o fecha.

En busca de brindar una mejor experiencia para los usuarios y en el caso de los eventos y actividades que cuenten con componente presencial, virtual e híbrido, hemos desarrollado las siguientes mejoras:

1.       Lanzamos el PWA (Progressive Web App) que permitirá al usuario tener un acceso directo desde su smartphone al contenido de sus eventos, adicionalmente una vez se haya logueado con este PWA podrán tener acceso a la información última vez vista en modo offline (sin internet).

2.       Entendiendo la demanda de formatos híbridos, presenciales y virtuales, ahora la plataforma permitirá customizar las necesidades de acuerdo con el tipo de evento que el cliente requiera y esto a su vez permitirá mejores configuraciones y experiencia del usuario.

Los invitamos a navegar por la plataforma y conocer estas nuevas funcionalidades. Cualquier duda estaremos muy atentos para guiarlos.

De acuerdo con las nuevas dinámicas e interacciones que como organizadores trabajamos y brindamos a nuestra audiencia para los diferentes eventos comerciales, académicos, de capacitación, entre otros, se ha generado una mejora y restricción de acceso a los participantes que ingresan en Virtual Stage  a la sección de networking sin haber realizado su pago o que no han sido validados previamente, haciendo que el usuario no pueda agendar, recibir o confirmar citas, escondiendo la agenda para lo cual no tendría permiso. Y para el caso de la contraparte, no se permitirá la posibilidad de generar interacción de networking con este tipo de participante, por lo que no contará con agenda disponible para tal fin con el usuario que no ha pagado o que no ha sido validado.

Como conocemos, las pasarelas de pagos son las encargadas de gestionar las transacciones de manera segura, su proceso debe ser rápido y fluido, para que el usuario finalice con éxito su gestión de compra. Para ello Eventtia pone a disposición la plataforma Adyen, que permite a las empresas aceptar pagos, proteger los ingresos y controlar sus finanzas en un único sistema. Sus soluciones de pago funcionan en más de 30 monedas y en países como EE. UU., Canadá, Brasil, Australia, Japón, Nueva Zelanda, Emiratos Árabes Unidos y más.

Podrá activarla desde la configuración inicial para su evento:

Para todo organizador de eventos, es fundamental contar con campos personalizados, los cuales brindan características y datos específicos de su audiencia. Adicional, existe información valiosa que en ocasiones es indispensable que no se pueda editar por el participante, para esto hemos implementado una solución desde el Virtual Stage para que estos campos sean visibles desde el perfil del asistente más no editables, solo estará permitida esta acción de edición a los organizadores del evento.

En este nuevo inicio de año, hemos adicionado un nuevo módulo dentro del Virtual Stage, este se llama “Social Wall”, les permitirá a los organizadores involucrar a su audiencia con la marca o evento, donde ellos podrán compartir momentos, crear memorias significativas, experiencias, interactuar con demás personas del evento en una macro escala.

Principales ventajas de la herramienta, brinda una visión global de las temáticas y contenido que los asistentes están publicando, percibe el comportamiento de la audiencia frente a los estímulos y actividades establecidas en los eventos, intensifica la actividad en redes sociales y, además, puedes realizar branding y aumentar el engagement.

Hemos implementado una nueva funcionalidad en nuestra aplicación de check-in, esta le permitirá al organizador tener un registro gráfico en tiempo real de los participantes registrados a un evento en particular.

Desarrollamos e implementamos la nueva función de inicio de sesión híbrido. Esto significa que los clientes que tienen SSO podrán hacer que los asistentes inicien sesión con SSO o con cualquiera de los otros modos de inicio de sesión existentes y no solo con uno u otro.

Ahora en las actividades en las que se utilice zoom como proveedor de video, se podrá configurar una cuenta diferente a la que se tiene establecida por defecto en la cuenta.

Para la planeación y programación de actividades en nuestro calendario de eventos, es fundamental poder configurar desde la herramienta que actividades deseo o no compartir con mi audiencia o público, para ello puedes gestionarlo dentro del back office en las configuraciones del evento. Tener presente que, si la actividad ya está creada y deseas modificar su visualización en el widget, este tardará 30 minutos en verse reflejado.

Para que los asistentes tengan una visión clara de su agenda y de las actividades a las que están o no inscritos, hemos mejorado la visibilidad de la agenda y de las actividades en las que están participando.

Para las actividades en las que los participantes se han registrado, aparecerá el color principal del escenario virtual y, dependiendo de su duración (si los bloques son muy pequeños o grandes), sólo aparecerá el icono de inscripción junto con el texto de la sesión. A continuación se presentan algunas capturas de pantalla que muestran cómo se ve esto:

Se desarrollo un filtro para los participantes calificados en los eventos que utilizan el algoritmo para rueda de negocios.

Para las actividades que cuenten con reuniones uno a uno se organizó e implemento la función que posterior al rechazo se pueda solicitar un nuevo horario de cita.

Para que la experiencia de los organizadores de eventos y la de sus participantes sea la mejor es necesario mitigar errores y gestionar continuas mejoras. Algunas de las correcciones que hicimos incluyen:

• La ubicación, ahora aparece en los detalles del workshop cuando se hace clic en una actividad en el módulo de programa.

• Se ajusto la vista de la página de eventos inactivos, cuando el virtual stage no está habilitado desde la configuración del back office.

• La personalización de los campos principales desde el back office, ahora se visualizan en el virtual stage en el perfil del participante.

Debido a los avances y la disminución de restricciones, los eventos presenciales están retornando poco a poco. Esto nos ha permitido evaluar mejoras que podemos hacer al Stage Virtual para que los participantes tengan la mejor experiencia posible.

Teniendo esto en cuenta, vimos la necesidad de algunos clientes a de que la hora y fecha de su evento se vea correctamente dependiendo la modalidad (virtual o presencial)

Ahora es posible configurar la fecha y hora que se muestra dentro del Stage Virtual para evitar confusiones. Se puede elegir mostrar la fecha que el organizador estableció para el evento ó la fecha de la zona horaria del participante.

Para seleccionar alguna de estas opciones, se debe ir al módulo Stage Virtual y en la pestaña "Configuración General" ir a la opción Visualización de Fecha y Hora.

Si deseas más información sobre esta funcionalidad, por favor contáctanos a help@eventtia.com.

Con el fin de facilitar la creación de actividades que requieran el uso de Zoom, hemos hecho una mejora que permitirá a los organizadores gestionar mejor sus cuentas de Zoom.

Para poder crear tus reuniones y webinars por medio de Zoom es necesario hacerlo por medio de las credenciales JWT. Sin embargo entendemos que esto puede generar limitaciones porque no todos los usuarios tienes acceso a estas.

Esta mejora permita ahora a un usuario de la cuenta ingresar las credenciales y esta integración estará disponible para todos los usuarios de la cuenta, lo que quiere decir que no tendrás que ingresar estos datos en cada actividad.

Lo primero que se debe hacer es ir al menú "Usuarios" que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.

Una vez aquí, encontrarás la pestaña "Integraciones" y luego dar click en la opción de Zoom.

Finalmente, se deben ingresar las credenciales JWT de la cuenta de Zoom que se desea asociar.

Ahora se podrán crear actividades seleccionando únicamente la cuenta asociada, lo que facilitará la tarea de los organizadores de eventos.

Con el regreso progresivo de los eventos presenciales, queremos ayudar a nuestros clientes a brindar la mejor experiencia a sus participantes.

Para que los organizadores de los eventos puedan atender y dar la bienvenida a ciertos tipos de participantes, hemos creado una nueva funcionalidad que emitirá un SMS de forma automática cuando ciertos participantes hagan check-in al evento.

Para activar esta funcionalidad debes ir al módulo de Registro en Eventtia y luego en la opción "Tipos". Una vez aquí puedes crear o editar tipos de participantes y seleccionar la siguiente opción:

Podrás agregar hasta 5 números con sus indicativos para que el mensaje le llegue a más de un organizador.

Esta funcionalidad puede generar un costo adicional, si requieres más información puedes escribirnos a help@eventtia.com

Los patrocinadores quieren hacer un seguimiento de los participantes que asisten a sus actividades. Esto les permite preparar el contenido de sus presentaciones antes del día del evento, de manera que puedan generar un mejor engagement.

Es por eso que habilitamos una nueva función que les permitirá configurar un registro para sus actividades, así como establecer un límite de registros de participantes que desean albergar.

Para ello, deberán dirigirse a su Editor de Patrocinadores, crear una actividad, y en la parte inferior del menú podrán activar o desactivar la función de registro. De esta forma, los participantes podrán registrarse a estas actividades a través del Stage Virtual.

Queremos que la experiencia de los participantes sea siempre la mejor. Con el fin de que puedan verificar que todos los elementos necesarios para sus citas funcionan correctamente, hemos agregado una validación para las reuniones uno a uno en las ruedas de negocios.

Es importante que los participantes otorguen permisos de cámara y micrófono para que las citas puedan darse con normalidad.

Adicional, podrás configurar el fondo de pantalla con las imágenes que provee la herramienta.

La plataforma de reuniones le permitirá tener hasta 9 participantes para unirse a la llamada.

Con estas nuevas actualizaciones podrá mejorar su experiencia de conectividad y velocidad.

Entendemos que algunas organizaciones cuentan con bastantes usuarios en sus cuentas. Dichos usuarios tienen diferentes roles y tareas de las cuales son responsables.

Para limitar de mejor forma los roles y asignaciones que tienen los usuarios en su cuenta, agregamos un nuevo permiso que permite a los usuarios administradores limitar quién puede activar o desactivar eventos.

Para configurar este permiso, el usuario administrador debe ir a la pestaña "Usuarios" y buscar el usuario al que desea cambiar los permisos. Una vez que encuentre dicho usuario, haga clic en los tres puntos y después haga clic en "Editar", esto mostrará la pestaña "Permisos de Módulos". Haga clic en él y en el menú desplegable seleccione "Eventos". Finalmente, seleccionarás o deseleccionarás la opción "Activar y desactivar" según tus necesidades.