Eventtia Changelog

Désormais, dans le module Programme de la scène virtuelle, dans la section des réunions, vos participants peuvent voir l'emplacement de la réunion à partir de l’aperçu sans avoir besoin de cliquer pour voir les détails de la réunion.

Découvrez notre dernière mise à jour pour une expérience améliorée lors de l'enregistrement d'activités payantes sur notre plateforme en ligne et via notre application mobile. Après l'inscription, les utilisateurs recevront automatiquement un récapitulatif de leur inscription pour confirmer les informations et procéder au paiement en toute simplicité.

Une nouvelle autorisation a été mise en place pour pouvoir soustraire un participant à un atelier depuis le back-office, cela permettra à l'organisateur d'administrer et de gérer plus habilement la participation effective des participants aux ateliers.
Emplacement de l'option:
Utilisateurs > Rôles > Choisir le type de rôle > éditer « sur le bouton 3 points » > Module programme > Activités > Désinscription de l'entrée.

Nous avons ajouté plus d'informations au rapport sur les ateliers de vos événements. Les champs suivants sont désormais disponibles : ID, Type de participant, Position, Téléphone, Enregistré à l'événement (oui/non), Heure d'enregistrement, Enregistré à l'atelier, Date et heure d'accès à l'atelier.

Img. 1 Back office

Img. 3 Rapport

Conçue avec la volonté d’offrir une meilleure expérience aux participants depuis notre application mobile, la page d'accueil peut désormais se doter de la même image de fond que la scène virtuelle.

Dans les rapports d'ateliers, ont été ajoutées les informations suivantes : Places réservées payées et Capacité libre, qui permettront à l'organisateur de connaître un statut détaillé des activités, au sein d'un même rapport.

Pour télécharger ce rapport, pensez à vous connecter depuis le back office d'Eventtia, dans le module programme > activités > actions > export vers Excel.

A été supprimé l'emplacement lors de la visualisation d'activités via Virtual Stage lors d'événements physiques.

Nous avons développé une solution depuis le back-office vous permettant de configurer par défaut l’indicatif du pays de votre événement, en l'incluant dans le champ de numéros de téléphone dans le formulaire d’inscription.

Nous avons amélioré la nouvelle fonctionnalité de rappel d'activité :   vous pouvez désormais envoyer des communications segmentées à votre public. Ceci vous facilite la spécification et la configuration par type de participant du modèle et/ou du modèle de message que vous souhaitez programmer pour les activités auxquelles les participants de l'événement sont inscrits.

N'oubliez pas que pour gérer et utiliser cette fonctionnalité, vous devez entrer dans Programme> Paramètres avancés> Rappel.

Si vous souhaitez envoyer une seule communication générale à votre public dans la même langue, vous pouvez le faire directement à partir du modèle général.

Un des grands avantages à organiser une session de networking  est que celle-ci facilite les relations interpersonnelles entre vos participants. De cette manière, ils optimisent leurs opportunités en participant à votre événement. C'est pour cela que nous avons habilité une option qui permet à vos participants, ayant des réunions programmées dans leur session de networking,  de visualiser les données de contact de la personne avec laquelle ils ont un rendez-vous, qu'il soit virtuel ou présentiel.

Chez Eventtia, nous comprenons que les imprévus sont fréquents lors de l'exécution d'événements, pour cette raison nous souhaitons vous donner le meilleur contrôle possible sur les réunions virtuelles programmées lors d'une session de networking d'un événement hybride.

Depuis le back office, dans le module de Networking > Profil des Participants vous pourrez visualiser et accéder aux liens des appels et vidéoconférences de vos participants, ainsi en tant qu'organisateur vous pourrez résoudre certaines demandes et/ou difficultés.

Eventtia comprend les opportunités que génèrent les événements complètement personnalisables, c'est pour ça que désormais vous pourrez rendre visible la bannière de votre événement à l'intérieur de votre enquête lorsque vous l'envoyez par mail à vos participants.

Le module de networking constitue une fonctionnalité clé afin de permettre à vos participants d'interagir facilement.

Ainsi, réussir à mettre en place une planification et une organisation optimisée pour nos clients est l'un de nos objectifs principaux. Depuis le module inscription, dans l'onglet général, il est désormais possible de limiter le nombre de rendez vous par type de participant associé un profil de networking.

Il est désormais possible de visualiser en temps réel les statistiques de votre événement via l'event commander, et ce indépendamment du type d'événement organisé (présentiel, virtuel, hybride). Il est donc possible de consulter en live le nombre de participants connectés, faire des annonces en direct, et consulter le nombre de connectés sur chaque activité

En analysant les besoins récurents sur vos évènements, nous avons décidé de rallonger le nombre de caractères autorisés lors de la création des canaux de discussion pour le chat. Vous pouvez maintenant donner libre cour à vos idées en 75 caractères.

Afin de faire de votre événement une expérience facile et conviviale pour vos participants, pour qu'ils ne manquent aucune opportunité dans la planification de leurs rendez-vous B2B, nous avons amélioré la présentation de l'agenda sur la scène virtuelle. L’amélioration du module consiste à afficher l’état de chaque rendez-vous, notamment pour ceux en attente de confirmation.

Nous avons amélioré l'affichage de vos rendez-vous sur la Scène Virtuelle, une nouvelle façon de présenter les informations sur l'état des rendez-vous des participants, permettant de donner plus de clarté lors de la prise de rendez-vous.

1. Lorsqu'un rendez-vous est demandé et que l'autre participant ne l'a pas encore accepté, le bloc ressemblera à ceci:

2. Lorsqu’un participant doit accepter un rendez-vous, cela ressemblera à ça:

Désormais, dans le module Rapports, option Inscription - Programme, vous pouvez visualiser dans une plage horaire choisie, les dates et les heures auxquelles les participants se sont inscrits à certaines activités de votre événement.

De plus, vous pouvez télécharger ces rapports sous format Excel afin de pouvoir étudier en profondeur ces données et les mettre au service de votre entreprise. 

Si vous le souhaitez, l’équipe de support technique peut activer une fonctionnalité sur votre compte permettant aux participants de pouvoir acheter des billets à un groupe entier. Les personnes de ce même groupe pourront s’inscrire de manière individuelle postérieurement au paiement grâce à un lien que leur enverra l'acheteur.

Les participants qui assistent à des événements hibrides peuvent désormais, grâce à ce nouveau bouton sur la scène virtuelle, sélectionner sous quel format ils assisteront à l’événement (physiquement ou virtuellement).

Nous continuons d'enrichir notre catalogue de langues afin que vous puissiez organiser vos événements partout dans le monde. Depuis la scène virtuelle, les participants ont désormais l'option de la langue arabe à leur disposition.

Nous continuons d'élargir notre liste de devises, disponibles depuis les paramètres généraux de l'événement, en ajoutant une nouvelle monnaie, le (GTQ) vous permettant à présent de pouvoir facturer vos participants dans la devise officielle du Guatemala.

En considération des besoins particuliers de nos clients, en ce qui concerne l'identification de la facture pour leurs événements, nous avons activé la possibilité d'éditer l'identification des factures dans le module "Finances", puis sur le bouton "Facturation”.

Désireux d’offrir une meilleure expérience aux participants, et suivant les recommandations de nos clients : les onglets correspondant à des activités qui ne sont pas programmées (Networking, activité, atelier proposé par un sponsor) sont à présent masqués sur la scène virtuelle. Les onglets avec des activités disponibles s’affichent uniquement depuis l’agenda.

Disponible depuis les paramètres généraux de leur événement, les utilisateurs et les organisateurs d'événements disposent aujourd'hui d'une nouvelle devise, le RON. Les participants pourront ainsi être facturés dans la devise officielle de la Roumanie. 

Afin d’améliorer l'expérience utilisateur lors du téléchargement d’un fichier dans la section "Mon profil", un message d'alerte apparaît à présent pour indiquer au participant si le document n'a pas pu être ajouté correctement car il dépassait la taille maximale de 9 MB.

Il y a souvent des champs personnalisés que vous ne souhaitez pas que vos participants modifient. C’est pour cela, que nous avons mis en place une solution sur la scène virtuelle vous permettant de sélectionner quels champs qui peuvent être modifiés uniquement par l’organisateur de l’événement et non pas par les participants.

Nous avons ajouté une nouvelle restriction d'accès au networking sur la scène virtuelle pour les participants qui n'ont pas encore payé ou validé leur participation. Cette nouvelle fonctionnalité signifie que ce type de participant ne pourra pas programmer, recevoir ou confirmer des rendez-vous de réunion. Au lieu de cela, leurs agendas seront cachés et ceux qui auront payé ou validés leur participation ne pourront pas réserver de rendez-vous avec eux.

Il est désormais possible de sélectionner les événements que vous souhaitez afficher sur le widget Calendrier des événements. Pour ce faire, allez dans le back-office, dans paramètres, puis sélectionnez les événements de votre choix. Enfin, prenez en compte que lorsque vous modifiez un événement déjà intégré dans votre widget, son actualisation prendra une trentaine de minutes.

Pour donner aux participants un aperçu clair de leur agenda et des activités auxquelles ils sont ou non inscrits, nous avons amélioré la visibilité de l'agenda et des activités auxquelles ils participent.

Pour les activités auxquelles les participants se sont inscrits, elles seront de la couleur principale de la scène virtuelle et en fonction de leur durée (si les blocs sont très petits ou grands), seule l'icône d'inscription apparaîtra avec le texte de la session. Voici quelques captures d'écran ci-dessous pour vous montrer à quoi cela ressemble:

Nous avons développé un filtre pour les participants qualifiés durant les événements basés sur l'algorithme de matchmaking B2B.

Pour les activités qui ont des réunions en tête-à-tête, la fonction a été organisée et mise en œuvre pour qu'après le rejet, une nouvelle heure de rendez-vous puisse être demandée.

Afin de faciliter la création d'activités nécessitant l'utilisation de Zoom, nous avons apporté une amélioration qui permettra aux organisateurs de mieux gérer leurs comptes Zoom.

Pour créer vos réunions et webinaires via Zoom, il est nécessaire de le faire en utilisant les identifiants JWT. Cependant, nous comprenons que cela peut générer des limitations puisque tous les utilisateurs n'y ont pas forcément accès.

Cette amélioration permet désormais à un utilisateur de compte de saisir les informations d'identification et cette intégration sera disponible pour tous les utilisateurs de compte, ce qui signifie que vous n'aurez plus à saisir ces données dans chaque activité.

Tout d'abord, vous devez vous rendre dans le menu "Utilisateurs" situé en haut à droite de l'écran.

Une fois dessus, vous trouverez l'onglet "Intégrations" et cliquez sur l'icone Zoom.

Pour terminer, vous devez insérer le code JWT du compte Zoom que vous voulez associer à l'événement.

Désormais, vous pouvez créer des activités simplement en cliquant sur le compte Zoom associé, cela facilitera grandement la tâche aux organisateurs de l'événement.

In order to create your meetings and webinars through Zoom, it is necessary to do so using JWT credentials. However, we understand that this can generate limitations since not all users have access to these.

This improvement now allows an account user to enter the credentials and this integration will be available to all account users, which means that you will not have to enter this data in each activity.

Afin que vous puissiez vérifier que tous les éléments nécessaires à vos rendez-vous fonctionnent correctement, nous avons ajouté une validation pour les rendez-vous individuels durant vos sessions de networking.

Il est important que les participants autorisent leur caméra et leur micro pour que les rendez-vous puissent se dérouler normalement. De plus, vous pouvez configurer le fond d'écran avec les images fournies par l'outil.

La plateforme de réunion vous permettra d'avoir jusqu'à 9 participants par appel.

Avec ces nouvelles mises à jour, vous pouvez améliorer votre qualité et vitesse de connexion.

Nous voulons que l'expérience des participants soit la meilleure, comme toujours. Afin qu'ils puissent vérifier que tous les éléments nécessaires pour leurs rendez-vous fonctionnent correctement, nous avons ajouté une étape de validation aux réunions de networking.

Il est important que les participants autorisent l'accès à leurs caméras et micros pour que la réunion se déroule correctement.

Nous voulons suivre toutes les mises à jour de nos partenaires. Pour cette raison, nous avons mis à jour notre client Web Zoom afin de permettre aux clients d'utiliser toutes les fonctionnalités disponibles, générant ainsi la meilleure expérience pour les participants.

Vous pouvez en savoir plus sur les fonctionnalités autorisées ici.

Nous supportons les événements qui offrent beaucoup de modules à leurs participants. C'est une bonne façon de générer de l'engagemebt et de superbes expériences.

Afin que les participants puissent accéder à tous les modules aussi facilement que possible, nous avons ajouté la possibilité de faire défiler la barre de navigation avec les différents modules.

Les participants veulent toujours avoir le plus d'informations possible, surtout en ce qui concerne la facturation de l'événement auquel ils participent.

C'est pourquoi nous avons apporté des améliorations à nos factures, il est désormais possible de détailler chaque élément faisant partie de la valeur totale payée par le participant.

Afin que vous puissiez personnaliser davantage vos modules personnalisés dans la Scène Virtuelle, nous avons mis à jour notre bibliothèque d'icônes. Vous pouvez y accéder lorsque vous créez un module personnalisé et dans le champ Icône, sélectionnez celui que vous souhaitez.

Afin que vos participants puissent mieux rechercher d'autres participants, nous avons activé une nouvelle option "Trier par". Rendez-vous simplement dans le module participant de la Scène Virtuelle et choisissez l'option qui facilite le plus votre recherche.

Chaque jour, nous retournons aux interactions en face à face, et les événements ne sont pas loin derrière. Beaucoup de nos clients organisent déjà des événements hybrides où ils peuvent accueillir des audiences en face à face et virtuelles.

Afin que vous puissiez garder une meilleure gestion de vos participants, désormais si l'événement est uniquement en personne, l'e-mail de bienvenue inclura son code QR pour pouvoir vous enregistrer. S'il est virtuel, l'e-mail de bienvenue n'inclura pas le code QR.

Nous savons que ce n'est pas suffisant de pouvoir suivre les donnés que d'un seul de vos événements, mais que vous avez aussi besoin de pouvoir connaître les résultats globaux de tous vos événements.

C'est pour cette raison que désormais, le tableau de bord général vous permettra de voir le nombre de participants qui sont entrés dans la Scène Virtuelle et qui se sont enregistrés s'il s'agit d'un événement en personne. Les cartes vous montrent maintenant quels sont les événements virtuels et ceux qui sont en face-à-face. Vous pourrez voir le ratio entre le nombre de participants et le nombre d'événements, ainsi que comment générer des graphiques personnalisés.

Nous vous invitons donc à l'essayer en cliquant sur l'onglet événements en haut à gauche de votre écran et en choisissant l'option tableau de bord général.

Pour que vous soyez en mesure de upload les polices avec lesquels vous voulez personnaliser votre site web, nous avons augmenté la limite de taille des fichiers pour cela. Désormais vous pouvez upload des polices jusqu'à 900KB.

Les événements virtuels devenant de plus en plus mondiaux, nous comprenons qu'il est nécessaire que vos participants puissent savoir précisément quand auront lieu les différentes activités.

C'est pourquoi nous avons apporté quelques améliorations dans la gestion des fuseaux horaires dans la Scène Virtuelle qui peuvent s'appliquer à :

• Heure de la Scène Virtuelle.
• Compte à rebours des activités.
• Si l'événement est en face à face, le fuseau horaire du pays dans lequel se déroule l'événement sera affiché.

Désormais vous avez aussi la possibilité de choisir le format de l'heure que vous préférez pour votre Scène Virtuelle. Vous pouvez choisir entre le format 12h ou 24h.

Pour ce faire, vous devez vous rendre dans l'onglet Configuration générale dans l'option éditer de votre événement et vous pourrez voir le champ du format de l'heure.

Nous savons que les participants veulent savoir toutes les informations nécessaires à propos des autres participants dans la Scène Virtuelle pour pouvoir interagir avec eux. Cependant, savoir s'ils ont accepté les conditions générales ou non dans le formulaire d'inscription n'est pas nécéssaire.

C'est pourquoi ce champ ne sera désormais plus visible dans les profils de vos participants dans la Scène Virtuelle.

Désormais, pour vous aider à éviter toute confusion, les emails de test seront accompagnés d'une étiquette au début pour indiquer leur nature. Si la plateforme est configurée en anglais, elle dira (Test), si elle est en espagnol (Prueba) et si elle est en français (Preuve).

La virtualité nous a permis de connecter nos événements avec des participants du monde entier. Afin de rendre vos expériences plus conviviales sur la scène virtuelle, il est désormais possible d'activer plusieurs canaux de streaming pour la même activité. Cela permettra d'avoir des streamings dans différentes langues sur la même activité, permettant aux participants d'accéder au contenu plus facilement.

Les étapes que vous devez suivre pour activer cette fonctionnalité sont les suivantes :

• Créez une activité.
• Dans l'onglet "Paramètres de la Scène Virtuelle" choisissez l'option "Youtube" ou "Autre".
• En appuyant sur le bouton "Ajouter", ajouter le nombre de streaming que vous désirez (jusqu'à 5) et nommez les selon votre préférence.

En comprennant les besoins de nos clients et en se tenant au courant des améliorations de nos collaborateurs, nous avons mis à jour la Scène Virtuelle pour intégrer les mises à jours de Zoom web SDK version 1.8.0.

Les fonctionnalités qui étaient précédemment limités comme les breakout rooms sont désormais disponibles dans la Scène Virtuelle. Cela vous permettra de diviser vos participants dans de petits groupes pour performer diférents types d'activités sans avoir besoin de se rendre sur une autre page.

Afin de faciliter le remplissage des formulaires d'inscription de vos participants, nous avons modifié le format du champ « Date de naissance ». Avec notre nouvelle présentation déroulante, le client pourra remplir ses informations plus rapidement.

Pour que vous puissiez donner plus d'informations détaillés à vos participants quant à leurs factures, nous avons inclus une date de paiement.

Cela vous permettra de savoir exactement quand les participants ont effectué leurs paiements, de cette manière vous garderez une meilleure traçabilité de votre événement.