Eventtia Changelog

Cette nouvelle fonctionnalité garantit que les participants disposent d'une période spécifique pendant laquelle ils doivent s'inscrire. S'ils ne le font pas pendant cette période, ils ne pourront pas le faire après l'expiration.

Cette amélioration offre un contrôle accru sur le processus d'inscription, permettant aux organisateurs de l'événement de gérer plus efficacement la participation et la planification. En définissant clairement les dates de début et de fin, cela engage davantage les participants pour compléter leurs inscriptions à temps. En fin de compte, cette fonctionnalité contribue à une expérience d'inscription plus structurée et à une meilleure organisation des événements, en veillant à ce que les participants soient correctement inscrits dans les délais impartis.

Pour accéder à cette fonction, rendez-vous dans la section des options avancées de l'événement dans le back office (connect). Une fois là-bas, naviguez jusqu'à l'onglet des paramètres, où vous découvrirez l'ajout de deux nouveaux champs en évidence : "Date de début de l’inscription" et "Date de fin d’inscription".

Cette nouvelle fonctionnalité vous permettra d'activer ou de désactiver la méthode de vérification pour vous protéger contre les spams d'inscriptions. Cette méthode consiste à compléter un test simple lors de l'inscription pour prouver que vous êtes un être humain et non un ordinateur. Le test Captcha vous demande de sélectionner des éléments décrits dans l'image (feux de circulation, voitures, etc.), que vous devez choisir pour confirmer que vous n'êtes pas une machine.

Pour effectuer ce processus, connectez-vous à Eventtia avec vos identifiants, puis accédez au module d'inscription et sélectionnez l'option "Paramètres avancés". Vous y trouverez le champ spécifique pour activer ou désactiver cette fonctionnalité.

Désormais, l'application Check-in vous permet de rechercher les points de contrôle de votre événement à l'aide de filtres, ce qui en fait un moyen rapide et pratique pour identifier un point de contrôle spécifique. Nous avons également ajouté la possibilité de revenir à la recherche précédente (sans perdre ce dernier filtre) afin que les utilisateurs puissent revenir à la visualisation précédente et continuer à valider leur sélection.

Maintenant, en plus de pouvoir trier et organiser les participants par leur nom, prénom ou entreprise, vous pouvez aussi les afficher en fonction de leur date d'inscription. Vous pouvez par exemple choisir d'afficher en premier les inscriptions les plus récentes. Cela peut aider vos participants à mieux se retrouver les uns les autres et renforcer la dynamique de networking.

La gestion du temps et une communication efficace sont essentielles lors de la tenue d'un événement, c'est pourquoi chez Eventtia nous avons développé une nouvelle fonctionnalité de chat pour les intervenants, permettant au public et aux intervenants de communiquer en temps réel. Désormais, lorsque vous créez des ateliers virtuels et des activités, vous pourrez obtenir un lien à usage unique que vous pourrez partager avec vos intervenants pour favoriser une interaction plus proche et pratique avec le public.

Vidéo

Découvrez notre nouvelle fonctionnalité sur la scène virtuelle ou l'application mobile : une option spéciale qui permet aux participants de consulter la liste complète de tous les participants à l'événement, qu’ils puissent ou non planifier des rendez-vous de réseautage ou discuter avec eux. Cette option est facilement activable depuis la section de configuration de la scène virtuelle, dans l'onglet Modules, option Participants & Networking, où vous pourrez activer l'option "Voir les participants". Lorsque cette option est activée, la liste complète des participants sera disponible dès l'entrée dans la scène virtuelle.

Vous pouvez maintenant activer ou désactiver l'utilisation des majuscules pour les textes affichés dans la scène virtuelle ou l'application mobile. Cette fonctionnalité permet aux noms, prénoms, adresses e-mail, sociétés et postes d'être affichés tels qu'ils ont été saisis par les utilisateurs, sans être modifiés par le format automatique d'Eventtia, qui met la première lettre en majuscule et le reste en minuscule.

Vous pouvez facilement trouver cette option dans la section de configuration de la scène virtuelle. En bas de la page, vous verrez l'option pour activer ou désactiver cette fonctionnalité en fonction de vos préférences.

Pour une gestion et une organisation plus spécifiques des rapports de données des participants, nous avons activé et mis à la disposition des utilisateurs une nouvelle autorisation qu'ils peuvent gérer via les rôles. Cela permet de choisir ce que les utilisateurs peuvent consulter lors du téléchargement des rapports liés aux participants.

Depuis le module Rapports, dans la section Inscription, nous avons activé une nouvelle option afin que les utilisateurs administrateurs puissent spécifier quels champs par défaut du formulaire d'inscription de chaque type de participant doivent être inclus ou non dans ce rapport.

Ensuite, l'option d'exportation du rapport vers Excel sera activée, avec les champs par défaut sélectionnés dans la configuration précédente. À noter que les informations des champs personnalisés (custom) ne seront pas visibles dans les critères d'interface, car ceux-ci varient pour tous les types de participants.

Lors de l'exportation, les informations seront générées par type de participants, c'est-à-dire que le fichier Excel comportera "N feuilles" en fonction du nombre N de types de participants que compte l'événement.

En réponse aux nouveaux besoins et à l’utilisation de notre module Invités, nous avons développé les fonctionnalités suivantes :

L'organisateur peut désormais envoyer un email offrant la possibilité d'annuler l'invitation. Pour cela, un nouveau tag a été créé avec le lien permettant de se retirer de la liste d’invités; ainsi que l'option pour l’organisateur de configurer le message que l'invité recevra une fois qu’il se désinscrit de la liste d’invités.

Dans le module invité, vous avez la possibilité de filtrer afin de voir quels invités ont annulé leur invitation. Depuis les emails de masse, l'exclusion ou l'inclusion des participants annulés sera également disponible, selon l'objet de la communication.

Afin de répondre davantage aux besoins de nos clients, le formulaire d'inscription est désormais disponible en portugais pour tous vos événements. Pour cela, il suffit de localiser l'indicateur de langue dans l'URL et de le remplacer par "pt", voir l'exemple ci-dessous :

Le nouveau design de l'agenda offre une meilleure expérience utilisateur avec davantage de clarté. La lecture des activités et des réunions se fait en un clin d'œil. Essayez-le sans plus tarder !

Les emails de masse permettent à présent de cibler les participants en attente de validation de leur inscription. Vous trouverez cette nouvelle fonctionnalité depuis : Module d'inscription > Communications > E-mails de masse > Statut d'inscription.

Vous pouvez maintenant choisir si un utilisateur peut ou non modifier le formulaire d'inscription d'un type de participant. Il sera possible de masquer l'onglet du formulaire d'inscription et désactiver la modification ou la création de de nouveaux champs.

Emplacement de l'option:

Utilisateurs > Rôles > Choisir le type de rôle > modifier "sur le bouton 3 points" > Module d'inscription > Types de participants > Gérer le formulaire.

Nous avons créé l'option de supprimer les pièces jointes dans le formulaire d'inscription, dans les sections telles que “Participants” et “Intervenants”.

Nous avons une nouvelle fonctionnalité permettant aux utilisateurs d’être plus spécifiques dans leur recherches sur le module de networking. Dans l’option “Disponibilité des réunions,” ils pourront désormais visualiser les créneaux disponibles d’une personne de leur choix.

Pour un meilleur contrôle et consolidation des métriques, il a été implémenté dans les événements afin que depuis le back office, lorsqu'un participant s'enregistre à un atelier ou à un point de contrôle, il soit considéré comme enregistré pour l'événement même s'il ne l'est pas déjà. Cette information sera reflétée dans les rapports d'événement.

Description: Désormais, vous pouvez configurer, à l’intérieur un message, un nouveau tag “${unregister_button}.” Cette option permettra aux participants d’annuler leur participation après avoir terminé leur inscription. Vous pouvez ajouter un tag à l’intérieur de chacune de vos communications. 

Vous avez aussi la possibilité de configurer un email d’annulation pour chaque type de participant, celui-ci sera envoyé aux participants lorsqu’ils ont annulé leur inscription, pour se faire rendez-vous dans Type de participant > Message>Email d’annulation.

Nous proposons une nouvelle fonctionnalité facilitant la gestion de vos participants. Désormais, si vous avez éliminé un participant par erreur, vous aurez la possibilité de récupérer son inscription. Pour cela, rendez-vous dans les participants "supprimés", cliquez sur les trois points du profil du participant et cliquez sur "Récupérer l'inscription".

Remarque importante : les informations du participant seront restaurées, mais si le participant était inscrit à certaines activités, elles ne seront pas restaurées et il faudra le réinscrire, comme c'est le cas pour les rendez-vous de networking.

Vous trouverez cette option dans le module d'inscription > Participants > Supprimés > trois points > Récupérer l'inscription.

Dans les paramètres de la scène virtuelle, vous trouverez une nouvelle option disponible. Cette option "Session unique activée" signifie qu'il ne peut y avoir qu'une seule session active par e-mail dans la scène virtuelle ou l'application mobile. Vous trouverez cette option dans le module Virtual Stage > Virtual Stage Settings > Single session enabled.

Afin d’améliorer le contrôle des activités de votre événement, nous avons ajouté un nouveau champ pour que vous puissiez configurer une date limite d’inscription pour certaines activités. Cette option se trouve à l’intérieur du module Programme.

Vous pourrez désormais voir la date et l’heure des activités programmées au moment de rédiger votre mail, le but étant de vous aider à mieux identifier les activités et de communiquer de manière plus spécifique à propos de chacune des activités.

Vous trouverez ce module dans l'option Inscription > Communications > Mass Mail.

Afin de maintenir la communication et interagir avec votre audience avant et durant vos événements, nous avons créé une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de programmer des rappels à envoyer aux participants avant le début de chacune de vos activités. Vous pouvez gérer ces rappels depuis l’onglet Progamme > Paramètres avancés > Rappels.

N’oubliez pas de cocher la case, programmer l’heure à laquelle vous souhaitez envoyer le rappel, rédiger l’objet et le corps du message que vous enverrez à vos participants.

Nouveau module de Quizz. Chez Eventtia, nous nous efforçons à engager le plus possible les participants. Le module de Quizz permet de créer un concours entre les participants avec des series de questions et un temps définit pour y répondre. Chaque participants accumule des points en fonction de ses réponses et de son temps de réponse, ce qui permet d'établir un classement pour récompenser les meilleurs.

Nouveau module de Questions / Réponses. Avec ce même objectif que nous avons chez Eventtia, d'optimiser l'interaction avec les participants de vos événements et l'obtention de data, nous disposons d'un module de Questions/ Réponses. Ce module permet aux participants d'envoyer leurs questions au conférencier mais aussi de mettre des likes aux questions d'autres participants qu'ils trouvent pertinentes. Les questions peuvent se projeter sur l'écran de l'événement et dans l'ordre d'interêt de l'audience.

Chez Eventtia, nous comprenons l'importance de pouvoir créer rapidement un réseau de contact pendant les évènements, notamment ceux en Virtuel et en Hybride. Pour cela, nous avons ajouté un module "Mes Contacts" à la scène virtuelle, qui permettra à vos participants de collecter des informations et de générer diverses connexions avec les autres participants et compagnies qui leurs intéressent, tout en profitant de votre évènement.

Chez Eventtia, nous comprenons l'importance d'une présentation correcte des informations relatives à votre événement, pour vos participants et d'éviter toute confusion, notamment lors de l'inscription et du paiement des activités. C'est pourquoi nous avons créé l'option permettant le retrait automatique des activités passées, du formulaire d’inscription, pendant l'exécution de votre événement. Ainsi, lorsque vos participants s'inscrivent, seules les activités actuelles et futures seront visibles sur le formulaire d'inscription. Cependant, les activités passées resteront toujours visibles dans le backoffice à des fins de contrôle et d'administration de votre événement.

Cependant, les activités passées continueront d'être visibles dans le back office à des fins de contrôle et d'administration de votre événement.

À Eventtia, nous élargissons vos possibilités de personnalisation de vos événements. Maintenant, dans le module "Scène Virtuelle" > Interface de l'utilisateur, nous avons ajouté la couleur noire dans les options de design des titres sur la page d'inscription et pour les titres des activités.

Vous pouvez dès à présent donner à vos participants la possibilité de mettre la scène virtuelle en mode obscur. Sur la barre latérale gauche, dans la section "paramètres", les participants trouveront un bouton qleur permettant de changer la visualisation de la scène virtuelle. Ceci a a été pensé dans le but d'offrir plus de possibilités graphiques et un meilleur positionnement de marque dans vos événements.

Nous vous présentons un nouvel affichage de vos activités, qui facilite leur visualisation au moment de l’inscription des participants lorsque vous avez de nombreuses activités programmées pour votre événement.

Si vous souhaitez activer cet affichage, n’hésitez pas à contacter notre équipe.

Pour les rendez-vous entre participants hybrides, nous avons une nouvelle option qui leur permet de décider le format de rendez-vous (présentiel ou virtuel). Cette option peut être configurée depuis les détails du rendez-vous , être modifiée à tout moment et propre à chaque rendez-vous.

Afin de gérer et de contrôler le processus d'inscription des participants aux événements, nous avons développé une nouvelle fonctionnalité qui permet à l'organisateur ou à l'utilisateur d'inclure les domaines de messagerie des entreprises qui peuvent ou non s'inscrire à l'événement. Ces paramètres peuvent être gérés depuis l’onglet “Inscription” dans votre compte, via le module "Réglages avancés".

Pour tous nos utilisateurs, nous avons développé des améliorations pour notre application de check-in :

1.       Grâce à la section des points de contrôle (checkpoints), les organisateurs pourront contrôler et gérer les entrées et sorties des participants dans les différentes activités prévues. Ils pourront le faire via les options d'enregistrement (check-in) et de départ (check-out), où ils verront les détails du contact et l’ensemble des personnes enregistrées à chaque activité.

2.       Pour faciliter la recherche à l’intérieur des activités, nous avons développé l’option qui vous permettra de filtrer les participants selon leur nom ou date d’enregistrement.

Afin d’apporter une meilleure expérience aux utilisateurs, pour les événements et les activités présentiels, virtuels et hybrides, nous avons développé ces améliorations:

Nous avons créé une PWA (Progressive Web App) qui permettra à l’utilisateur d’avoir un accès direct au contenu de ses événements depuis son smartphone, et pourra accéder aux informations qu’il aura vu pour la dernière en mode offline (sans internet).

Suite à la demande élevée de formats hybrides, présentiels et virtuels, désormais la plateforme pourra être customisée selon le type d’événement choisi. Ce qui permet d’ajuster certaines configurations et ainsi d’améliorer l’expérience de l’utilisateur.

Nous vous invitons à naviguer sur la plateforme et découvrir ces nouvelles fonctionnalités. Si vous avez un doute, faites-le nous savoir, nous sommes là pour vous guider.

Pour ce début d’année, nous avons ajouté un nouveau module à la scène virtuelle que nous avons nommé « Social Wall ». Cette nouvelle fonctionnalité permettra aux organisateurs d'événements d'impliquer leur public avec la marque ou l'événement, de partager des moments, de créer des souvenirs significatifs, des expériences et des interactions avec d'autres participants.

Ce nouvel outil fournit une vision globale des sujets et du contenu que les participants publient, il montre comment le public interagit et participe, et surtout les encourage à s’engager toujours plus dans vos événements.

Nous avons le plaisir de vous annoncer que nous avons intégré une nouvelle plateforme de paiements, Ayden, qui vous permet aux entreprises d’accepter les paiements, protéger leurs revenus et contrôler leurs finances dans une seule et même intégration. Cet outil est valable dans plus de 30 devises et opère dans des pays tels que les Etats-Unis, Canada, Brésil, Australie, Japon, Nouvelle Zélande, Émirats-Arabes Unis et plus encore.

Pour activer cette option, rendez-vous sur les configurations générales de votre événement, comme sur la photo ci-dessous:

Notre application d'enregistrement dispose désormais d'une nouvelle fonctionnalité qui permet à l'organisateur de visualiser en temps réel le nombre de participants inscrits pour un événement spécifique.

Nous avons développé et mis en œuvre la nouvelle fonction de connexion hybride. Cela signifie que les clients qui disposent d’une authentification unique pourront faire en sorte que les participants se connectent avec celle-ci ou avec l'un des autres modes de connexion existants, et non pas seulement avec l'un ou l'autre.

Les sponsors veulent garder une trace des participants qui assistent à leurs activités. Cela leur permet de préparer le contenu de leurs présentations avant le jour de l'événement, afin de générer un meilleur engagement.

C'est pourquoi nous avons activé une nouvelle fonctionnalité qui vous permettra de créer un registre pour vos activités, ainsi que de fixer une limite au nombre de participants que vous souhaitez accueillir.

Pour cela, il faut se rendre sur son Sponsor Editor, créer une activité, et en bas du menu, activer ou désactiver la fonction d'inscription. Ainsi, les participants pourront s'inscrire à ces activités via la scène virtuelle.

Nous comprenons que certaines organisations ont plusieurs utilisateurs sur leurs comptes. Ces utilisateurs ont différents rôles et tâches à leur charge.

Afin de mieux encadrer et limiter les rôles et les attributions des utilisateurs de votre compte, nous avons ajouté une nouvelle autorisation qui permet aux utilisateurs administrateurs de choisir qui peut activer ou désactiver des événements.

Pour configurer cette autorisation, l'utilisateur admin doit se rendre dans l'onglet "Utilisateurs" et rechercher l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les autorisations. Une fois que vous avez trouvé cet utilisateur, cliquez sur les trois points et cliquez sur "Modifier", cela affichera l'onglet "Autorisations du module". Veuillez cliquer dessus et dans le menu déroulant, sélectionnez "Événements". Enfin, vous sélectionnerez ou désélectionnerez l'option "Activer et désactiver" en fonction de vos besoins.

La plupart du temps,

les participants s'engagent dans de très bonnes interactions avec les autres participants, mais ils n'ont pas l'occasion de se revoir à l'intérieur de la scène virtuelle.

Afin que les participants puissent se rencontrer plusieurs fois avec le même participant, nous avons ajouté une fonctionnalité permettant de limiter le nombre maximum de réunion.

Vous pouvez le configurer en entrant dans le module Networking > Networking Space > Actions > Paramètres avancés.

Savoir comment les participants interagissent est une mesure essentielle pour mesurer la qualité de votre événement.

Pour cette raison, nous avons ajouté un nouveau rapport qui permettra aux organisateurs de savoir quelle réunion a réellement eu lieu et pendant combien de temps les participants ont interagi les uns avec les autres.

Parce que nous voulons que les participants puissent exprimer leurs émotions de la meilleure façon, nous avons ajouté un module d'emojis dans les chats de la scène virtuelle. Cela générera plus d'engagement et permettra aux participants de montrer de manière amusante ce qu'une activité événementielle ou une réunion de réseautage leur a fait ressentir.

Nous savons que des changements peuvent arriver n'importe quand. C'est pourquoi nous avons ajouté un bouton qui vous permettra de supprimer l'image de votre interveanant ou leur bannière pour pouvoir en upload de nouvelles.

Afin de donner plus de flexibilité à nos clients, nous avons ajouté des boutons pour supprimer toutes les images qui peuvent être mises dans la scène virtuelle.

Pour supprimer une image, il vous suffit d'aller dans Configuration de la Scène Virtuelle, de rechercher l'image que vous souhaitez supprimer et de cliquer sur le bouton. Ensuite, il suffit de télécharger une nouvelle image et vous êtes enfin prêt !

Chaque organisation est différente des autres, c'est pourquoi en fonction de leurs besoins, elles auront de différentes messageries pour leurs collaborateurs. Pour cette raison, il est désormais possible d'ajouter vos événements au calendrier préféré des participants.

Lorsqu'ils reçoivent l'email de bienvenue, il leur suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter au calendrier" et les différentes options s'ouvrent.

L'un des principaux objectifs des organisateurs d'événements est de susciter de l'engagement auprès des participants.

Dans cet esprit, nous avons ajouté une fonctionnalité qui permet aux participants de créer leurs propres canaux pour discuter et interagir les uns avec les autres.

Pour cela, les participants doivent se rendre dans leur module de chats sur la Scène Virtuelle, et ils y trouveront le bouton "Créer un nouveau canal". Les participants pourront créer un canal de discussion avec un titre et une description convaincants pour susciter l'intérêt des autres participants.

La fonctionnalité vous permettant d'ajouter des questions conditionnelles à vos sondages est désormais disponible, cela vous permettra de changer des questions en fonction des réponses du participant. Nous avons rendu possible cette fonctionnalité comme quelque chose qui doit être configuré par demande à notre service d'assistance. Celui-ci se fera un plaisir de coordonner les étapes à suivre.  

Pour améliorer l'expérience des participants, nous avons ajouté une nouvelle façon de se connecter à la scène virtuelle à l'aide d'Active Directory. Désormais disponible pour tous les comptes, cela doit cependant être activé par demande. Si un autre type de compte souhaite être ajouté, des informations doivent être fournies à notre équipe d'assistance qui le configurera.

Afin de mieux personnaliser les événements et d'améliorer l'expérience des participants, nous avons inclus une séléction de couleurs pour les titres dans la Scène Virtuelle. Pour accéder à cette fonctionnalité, rendez-vous dans "Configuration de la Scène Virtuelle" puis dans l'Interface de l'utilisateur et choisissez entre blanc, gris ou noir selon votre image de fond.

La mise en place de vos ateliers avec Zoom Meeting ou de vos Webinaires peut parfois nécessiter des étapes supplémentaires. Pour vous permettre de réinitialiser plus facilement vos identifiants, nous avons ajouté ce bouton.