Eventtia Changelog

Après avoir créé les nouvelles fonctionnalités du module Sponsors, nous avons identifié le besoin de nos clients d'obtenir le plus d'informations possible.

Pour cette raison, nous avons ajouté un endpoint à notre API afin qu'il soit possible d'obtenir les statistiques des activités des sponsors.

Pour que les participants aient une meilleure traçabilité de l'événement et pour éviter qu'ils ne ratent une date, ils peuvent désormais l'ajouter à leurs calendrier directement depuis le formulaire d'inscription.

Une fois que le participant a complété le formulaire, un message stipulant que l'inscription est complète apparaîtra puis en haut de leurs écrans, ils trouveront le bouton "Ajouter au calendrier". De cette manière ils peuvent inclure l'événement dans leurs calendriers Gmail ou Outlook.

Pour qu'il soit plus facile de partager les liens des sponsors pour éditer leurs profils, nous avons ajouté un nouveau bouton.

Pour y accéder, rendez-vous dans le module des sponsors puis en haut à droite vous trouverez le bouton "Actions". En cliquant dessus vous trouverez l'option "Voir la zone des sponsors publics".

Afin que vos intervenants aient plus d'identité et plus de présence lors de votre événement, nous avons ajouté une fonctionnalité permettant d'uploader une bannière.

Pour mettre une image en bannière, allez dans le module Programme et choisissez l'option Intervenants. Une fois que vous avez créé un nouvel intervenant ou bien que vous êtes en train d'en modifier un que vous auriez créé auparavant, dans l'option banner vous aurez la possibilité d'uploader une image qui donnera à votre intervenant plus de visibilité dans l'événement.

Pour faciliter le partage de l'expérience de vos participants et rendre cela plus agréable au sein de la Scène Virtuelle, nous avons inclus des liens profonds pour différents modules.

Désormais vos participants sont en mesure de partager le profils des autres, entre eux, pour pouvoir planifier des réunions plus rapidement ou pour accéder au stand d'un sponsor.

Les participants veulent souvent interagir avec les autres, mais ces derniers ne sont parfois pas connectés. Dans cet esprit, nous avons configuré le module de discussion afin que les discussions soient enregistrées et que les participants puissent les consulter une fois connectés. Une autre fonctionnalité importante que nous avons ajoutée est que les notifications pour les messages lus disparaissent désormais.

Nous comprenons que chaque jour, vos événements virtuels deviennent plus mondiaux. Pensant que vous pouvez offrir une meilleure expérience à vos participants, nous avons intégré la possibilité d'ajouter des widgets de traduction simultanée à vos activités.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez entrer dans le module Activités et dans l'onglet Paramètres de la scène virtuelle, faites défiler jusqu'en bas de la page où vous trouverez l'option Traduction audio. Une fois cette option activée, il vous demandera le code du fournisseur de traduction simultanée que vous avez choisi. Vos participants peuvent maintenant choisir la piste audio qu'ils souhaitent dans la scène virtuelle.

Nous savons qu'à de nombreuses occasions les participants ne sont pas sûrs s'ils peuvent assister à une activité et c'est pour cela qu'ils ne s'inscrivent pas dès le début. En pensant aux gens qui voulaient participer à une activité mais pour une raison ou une autre ils n'étaient pas disponibles lorsqu'ils remplissaient le formulaire d'inscription, nous avons ajouté l'inscirption aux activités depuis la Scène Virtuelle.

Pour cela, il suffit d'entrer dans le module Activitéss et de s'assurer de séléctionner l'option "Permettre l'enregistrement pour cet atelier" et de choisir le type de participants pouvant bénéficier de cette fonctionnalité.

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez continuer à configurer l'activité normalement et ensuite dans le module "Configuration de la Scène Virtuelle" vous devez vous rendre dans l'onglet "Modules" et dans l'option "Activités", puis dans "Articles à montrer" et choisir "Afficher uniquement les actvitités associées au type de participant, mais mettre en surbrillance celles auxquels le participant est inscrit". Puis assurez-vous de séléctionner également "Autoriser l'inscription".

Une fois que vous avez fait cela, vos participants seront dans la capacité de rechercher des activités dans leurs agendas et de s'inscrire si ce n'est déjà fait.

Afin de personnaliser davantage les catégories de vos activités au sein de la scène virtuelle, vous pouvez désormais leur ajouter de la couleur.

Pour cela, vous devez vous rendre dans le module Programme, puis Activités et choisir l'option Catégories. Une fois là, vous pouvez donner un nom à ces catégories et choisir les couleurs que vous préférez.

Pour que vous puissiez choisir plus facilement quels participants peuvent avoir accès à la Scène Virtuelle, nous avons ajouté des options pour limiter l'entrée des participants avec un solde impayé ou en attente d'acceptation.

Vous pouvez configurer cela en allant dans le module de configuration de la Scène Virtuelle et dans l'onglet Réglages Généraux, vous pouvez maintenant activer les options à votre convenance.

Pouvoir garder la traçabilité de vos événements est l'un des plus grands besoins de nos clients, c'est pourquoi nous essayons toujours de générer le plus d'informations qui peuvent leur apporter de la valeur.

Ainsi, vous pourrez désormais voir le nombre total de connexion de vos participants pendant les différents jours de votre événement. Pour cela, vous devez vous rendre dans le module "Rapports" et dans la catégorie Scène Virtuelle choisissez Nombre de Connexions. Ce rapport vous montrera le nombre total de connexion par jours et vous pouvez même l'exporter si vous le souhaitez.

Pouvoir communiquer le plus d'informations possible à vos participants est primordial. C'est pourquoi nous avons ajouté de nouveaux tags pour l'envoi de vos e-mails en masse.

Vous pouvez y accéder en entrant dans le module Communications, une fois là, choisissez à qui vous souhaitez envoyer le message. Vous verrez immédiatement la liste des tags en bas de votre écran.

Afin de mieux savoir qui sont les participants qui sont effectivement entrés dans votre événement, nous avons ajouté un indicateur supplémentaire à l'Event Commander.

Vous pouvez l'examiner pendant le déroulement de l'événement afin de savoir en temps réel le nombre de participants qui sont entrés sur la scène virtuelle.

Le web SDK est ce qui permet à Zoom d'être affiché sur la scène virtuelle Eventtia. En fonction de ses mises à jour, nos clients pourront accéder à certaines fonctionnalités. Cette nouvelle mise à jour permet :

Puisque nous savons à quel point nos clients veulent customiser leur Scène Virtuelle pour rendre l'expérience de leurs participants aussi complète que possible, il est maintenant possible de changer la couleur de la barre de navigation.

Pour ce faire, vous n'avez qu'à simplement vous rendre dans l'onglet "Interface utilisateur" dans le module "configuration de la scène virtuelle" et de séléctionner les couleurs qui vous plaisent le plus.

Pour que vos participants puissent continuer à scroller sur le site web de l'événement ou tout autre site web que vous désirez après avoir effectué leurs paiements, nous avons activé une option de redirection de paiement.

Pour activer cela, rendez-vous dans le module "Réglages avancés" dans l'option "Inscription". Une fois que vous y êtes, aller dans l'option "Paiements" et vous serez en mesure de renseigner l'URL du site web sur lequel les participants seront redirigés une fois q'ils auront effectué leurs paiements.

Quand vos événements ont beaucoup d'activités, il peut être difficile de les voir toutes d'un seul coup d'oeil. Pour cette raison, nous avons ajouté une différente vue qui est sous forme de liste qui permettra à vos participants de scroller entre les activités et les réunions de networking, afin de mieux les voir.

Nous avons actuellement la possibilité de mettre en place une image de fond par activité, mais dans la plupart des cas, l'image est la même et si vous avez plusieurs activités, vous devez l'uploader à chaque fois.

Avec cette mise à jour, l'idée est que vous pouvez mettre une image de fond par défaut dans toutes vos activités et si vous en avez besoin, vous pouvez la modifier que dans les activités de votre choix.

Pour que vos participants puissent toujours garder une meilleure traçabilité de leurs activités et réunions de networking, ils peuvent désormais télécharger des fichiers calendrier (.ICS) directement depuis la Scène Virtuelle.

Ils n'ont qu'à simplement séléctionner la réunion ou activité dans l'agenda une fois connecté à la Scène Virtuelle et le bouton qui leur permettra de télécharger le fichier s'affichera. De cette façon ils peuvent ajouter les activités ou réunions qu'ils considérent le plus important à leurs calendriers Gmail ou Outlook.

Des changements peuvent survenir à tout moment et nous savons que vous vous devez de pouvoir les résoudre aussi rapidement que possible. Vous pouvez donc désormais supprimer l'image de fond de vos activités au cas où vous auriez besoin de changer celle que vous aviez choisi précédemment.

Vous n'avez qu'à vous rendre dans le module Activité et séléctionner l'activité que vous voulez modifier. À côté du bouton de séléction d'image, vous trouverez un bouton de suppression qui vous permettra de recommencer et mettre une nouvelle image.

Les événements virtuels doivent toujours chercher à se rapprocher le plus des événements en face à face, dans le sens où ils doivent générer le plus grand degré d'interaction possible entre les participants.

Pour que vous puissiez faire se rapprocher vos participants et les faire se sentir connecté à votre événement, nous nous sommes associés avec Sparkup, une application qui vous permettra d'organiser des activités telles que des quiz, sondages, et nuages de mot-clés. Vous pouvez aussi continuer à utiliser Mentimeter, Slido ou autres applications d'interactivité qui vous permettront de générer le plus d'engagement possible.

Nous comprenons à quel point il est important pour vos participants d'en savoir plus à propos de qui sont les intervenants et ce qu'ils présenteront lors des activités. Pour cette raison, nous avons inclus un nouveau module à l'intérieur de la Scène Virtuelle dans lequel tous les participants pourront voir le profil des intervenants, incluant leurs réseaux sociaux et leurs descriptions.

Pour activer ce module, rendez-vous dans "Configuration de la Scène Virtuelle" et dans l'onglet "Modules", puis activez "Intervenants".

Vos sponsors peuvent désormais avoir plus de visibilité durant l'événement puisque vous pouvez les inclure sur le site web ainsi que toutes leurs informations. Notre nouveau module dans le Web Composer vous permettra d'importer toutes les informations de vos sponsors comme vous le faites actuellement avec vos intervenants, activités etc…

Pour inclure ce module sur votre site web, rendez-vous tout simplement sur le web composer et cliquez sur l'option "Sponsors". Choisissez ensuite le design qui vous plait le plus et tous vos sponsors seront automatiquement affichés selon les catégories dans lesquels vous les avez mis. 

Nous comprenons que vous voulez offrir la meilleure expérience à vos participants et cela inclut de rendre leurs tâches aussi faciles que possible. C'est pourquoi maintenant quand les participants confirment leurs réunions de networking, ils recoivent des invitations sur leurs agendas pour qu'ils puissent les ajouter et garder une meilleure traçabilité.

Pour rendre l'accès à l'événement plus facile pour les participants, un bouton d'inscription se trouve désormais sur la page d'accueil de la scène virtuelle. Les personnes qui ne se seraient encore pas inscrites à l'événement mais ont le lien d'accès à la scène virtuelle peuvent donc être redirigés directement au formulaire d'inscription.

Si vous voulez activer cette fonction, il vous suffit de vous rendre dans l'onglet "Configuration de la scène virtuelle" et de séléctionner l'option "activer le lien d'inscription dans l'écran de connexion".

À la fin de nos événements, nous voulons savoir exactement ce que nos participants ont fait et à quel point ils ont pu interagir. Afin de voir l'activité de chaque participant plus en détail, nous avons inclus un onglet "Participation à l'événement" où vous pouvez voir, par exemple, les stands que les participants ont visité, ou les activités dans lesquels ils ont passé le plus de temps et ainsi pouvoir avoir une meilleure approche avec eux à la fin de l'événement.

Pour ce faire, vous n'avez qu'à consulter le profil du participant sur lequel vous voulez plus d'information et de cliquer sur "Participation à l'événement" dans le back office d'Eventtia.

Chez Eventtia, nous cherchons toujours à offrir une expérience digitale la plus satisfaisante et complète possible pour nos clients et leurs participants. La constante innovation est notre plus profond idéal pour lequel nous avons une équipe hautement formée et des outils très efficaces afin d'assurer l'amélioration constante de l'expérience des usagers.

Après avoir constaté le niveau d'acceptation de la scène virtuelle et le succès qu'il a rencontré auprès de nos clients, nous avons décidé de concentrer nos efforts sur les business rounds qui a été la fonctionnalité la plus utilisée d'Eventtia. En comprenant les nécéssités de nos clients, nous avons migré vers Twilio, une nouvelle plateforme versatile pour les conférences en ligne. Dans le cas de vouloir rester sur votre plateforme actuelle, il sera nécessaire de se communiquer directement avec help@eventtia.com.

Afin de créer de meilleures interactions entre les interveants et les participants, nous avons mis en place un option "émotions" dans la scène virtuelle. Les participants pourront exprimer leur émotions à travers des émoticones qui seront vu par tous ceux qui assistent à l'événement.

Garder la traçabilité et le contrôle de vos événements est essentiel, c'est pourquoi en plus des rapports que vous pouvez télécharger depuis votre plateforme, vous pouvez désormais utiliser le Live Event Commander. Avec cet outil, vous pourrez voir les données en direct de toutes les activités qui se déroulent sur votre Scène Virtuelle, voir comment se déroulent les réunions et envoyer des annonces en direct.

Pour accéder au Event Commander vous avez simplement à cliquer sur le boutton "Lauch Event Commander" qui s'affiche en haut à droite de votre tableau de bord.

Activités: Envoyer des Invitations dans Calendrier

Pour aider vos participants à se rappeler des activités auxquelles ils ont choisi d'assister, vous pouvez désormais leur envoyer une invitation sur leur calendrier sous le format .ICS. Cela leur permettra d'ajouter leurs activités sur leur Calendrier Google et ainsi leur rappeler quelques jours l'événement leur participation à certaines activités.

Pour permettre cette fonctionnalité, allez dans le module "Programme" > "Réglages avancés" et activez l'option qui vous permet aux activités d'envoyer une invitation à vos participants.

Désormais vos participants pourront évaluer leurs interactions avec les autres participants durant leur sessions de networking.

Cela vous permettra de mesurer le ROI (retour sur investissement) du networking durant vos événements, de connaître dans les opportunités commerciales générées, les connexions fructueuses crées, et pleins d'autres informations précieuses qui vous permettre de connaître l'impact de votre événement.

Networking: Annuler une réunion et bloquer des créneaux horaires

Les participants ont désormais de l'autonomie sur leur choix de disponibilités quand ils programment une réunion.

Nos nouvelles fonctionnalités permettent au participant de bloquer des créneaux horaires quand ils ne sont pas disponibles (ex: pause-déjeuner), et si besoin il est aussi possible annuler des réunions précédemment acceptées à l'intérieur de la scène virtuelle.

Pour éviter que vos participants aient à répondre à un sondage depuis leurs emails, ils peuvent maintenant le faire sans quitter la Scène Virtuelle. Ajoutez tout simplement le module Sondages et ils pourront y répondre directement !

Afin d'organiser vos activités de manière chronologique, nous avons ajouter différentes options d'affichage. Vous pouvez désormais choisir de voir vos activités par mois, semaine, jour ou grâce à une liste et ainsi avoir un meilleur aperçu de celles-ci dans votre back-office.