Debido a los avances y la disminución de restricciones, los eventos presenciales están retornando poco a poco. Esto nos ha permitido evaluar mejoras que podemos hacer al Stage Virtual para que los participantes tengan la mejor experiencia posible.

Teniendo esto en cuenta, vimos la necesidad de algunos clientes a de que la hora y fecha de su evento se vea correctamente dependiendo la modalidad (virtual o presencial)

Ahora es posible configurar la fecha y hora que se muestra dentro del Stage Virtual para evitar confusiones. Se puede elegir mostrar la fecha que el organizador estableció para el evento ó la fecha de la zona horaria del participante.

Para seleccionar alguna de estas opciones, se debe ir al módulo Stage Virtual y en la pestaña "Configuración General" ir a la opción Visualización de Fecha y Hora.

<em><strong></strong></em><em><strong> </strong></em><em><strong> </strong></em></em>***Si deseas más información sobre esta funcionalidad, por favor contáctanos a [help@eventtia.com](mailto:help@eventtia.com).***<em>

Los patrocinadores quieren hacer un seguimiento de los participantes que asisten a sus actividades. Esto les permite preparar el contenido de sus presentaciones antes del día del evento, de manera que puedan generar un mejor engagement.

Es por eso que habilitamos una nueva función que les permitirá configurar un registro para sus actividades, así como establecer un límite de registros de participantes que desean albergar.

Para ello, deberán dirigirse a su Editor de Patrocinadores, crear una actividad, y en la parte inferior del menú podrán activar o desactivar la función de registro. De esta forma, los participantes podrán registrarse a estas actividades a través del Stage Virtual.

Queremos que la experiencia de los participantes sea siempre la mejor. Con el fin de que puedan verificar que todos los elementos necesarios para sus citas funcionan correctamente, hemos agregado una validación para las reuniones uno a uno en las ruedas de negocios.

Es importante que los participantes otorguen permisos de cámara y micrófono para que las citas puedan darse con normalidad.

Adicional, podrás configurar el fondo de pantalla con las imágenes que provee la herramienta.

La plataforma de reuniones le permitirá tener hasta 9 participantes para unirse a la llamada.

Con estas nuevas actualizaciones podrá mejorar su experiencia de conectividad y velocidad.

Entendemos que algunas organizaciones cuentan con bastantes usuarios en sus cuentas. Dichos usuarios tienen diferentes roles y tareas de las cuales son responsables.

Para limitar de mejor forma los roles y asignaciones que tienen los usuarios en su cuenta, agregamos un nuevo permiso que permite a los usuarios administradores limitar quién puede activar o desactivar eventos.

Para configurar este permiso, el usuario administrador debe ir a la pestaña "Usuarios" y buscar el usuario al que desea cambiar los permisos. Una vez que encuentre dicho usuario, haga clic en los tres puntos y después haga clic en "Editar", esto mostrará la pestaña "Permisos de Módulos". Haga clic en él y en el menú desplegable seleccione "Eventos". Finalmente, seleccionarás o deseleccionarás la opción "Activar y desactivar" según tus necesidades.

Muchas veces los participantes generan una interacción muy buena con otros participantes, pero no tienen la oportunidad de volverse a reunir dentro del Stage Virtual.

Para que los participantes puedan reunirse múltiples veces con un mismo participante, hemos agregado la funcionalidad de limitar la cantidad máxima de citas.

Esto lo puedes configurar ingresando al módulo de Ruedas de Negocio y en el menú Acciones dando click en Configuración Avanzada.

Entendemos que saber cómo interactúan los participantes es una métrica fundamental para medir qué tan bueno fue el evento.

Por esta razón, agregamos un nuevo informe que permitirá a los organizadores saber qué reuniones tuvieron lugar realmente y durante cuánto tiempo interactuaron los participantes entre sí.

Cada organización es diferente a las demás, es por eso que dependiendo sus necesidades van a tener diferentes suites de correo para sus colaboradores. Por esta razón ahora es posible agregar tus eventos al calendario de preferencia de los participantes.

Cuando reciban el correo de bienvenida, solo deben hacer click en el botón "Agregar al Calendario" y se abrirán las diferentes opciones.

Sabemos que los cambios puedes ocurrir en cualquier momento. Es por esto que hemos agregado un botón que te permite borrar la imagen del ponente o su banner para cargar nuevos elementos.

Para poder brindarle mayor flexibilidad a nuestros clientes, hemos agregado botones para eliminar todas las imágenes que se pueden configurar en el Stage Virtual.

Para eliminar una imagen, solo debes ir a la configuración del Stage Virtual, buscar la imagen que deseas eliminar y dar click en el botón. Luego solo es cargar la nueva imagen y listo.

Uno de los mayores objetivos de los organizadores de eventos es poder generar engagement entre los participantes.

Pensando en esto hemos agregado la posibilidad de que los participantes puedan crear sus propios canales de chat para discutir e interactuar entre ellos.

Para esto los participantes deben ingresar al módulo chat en su Stage Virtual y encontrarán el botón "Crear canal". Los participantes podrán crear un canal de discusión con un título y una descripción atractivos para generar interés entre otros participantes.

Porque queremos que los participantes puedan expresar sus emociones de la mejor forma, hemos agregado un módulo de emoticones en los chats del Stage Virtual. Esto va a permitir poder generar más engagement y permitirle a los participantes mostrar de una forma divertida cómo le ha parecido una actividad del evento o una cita de negocios.

Queremos estar al día con todas las actualizaciones que realizan nuestros partners. Por esta razón, actualizamos nuestro cliente web de Zoom para permitir que los clientes usen todas las funciones disponibles, generando la mejor experiencia para los participantes.

Puede leer más sobre las funciones permitidas aquí.

Queremos que la experiencia de los participantes sea siempre la mejor. Con el fin de que puedan verificar que todos los elementos necesarios para sus citas funcionan correctamente, hemos agregado una validación a las ruedas de negocio.

Es importante que los participantes otorguen permisos de cámara y micrófono para que las citas puedan darse con normalidad.

Con el fin de personalizar mejor los eventos y mejorar la experiencia de los asistentes, incluimos un selector de color para los títulos dentro del escenario Virtual. Para acceder a esta función, se debe ir a Configuración del Stage Virtual> Interfaz de usuario y elegir entre blanco, gris o negro según la imagen de fondo.

Para mejorar la experiencia de los asistentes, agregamos una nueva forma de iniciar sesión en Virtual Stage usando Active Directory. Esto es algo que ahora tenemos disponible para todas las cuentas, pero debe activarse por solicitud. En caso de que se desee agregar otro tipo de cuenta, se debe proporcionar información a nuestro Equipo de Soporte, y ellos la configurarán.

La función de preguntas condicionales para las encuestas ahora está disponible, esto le permitirá cambiar las preguntas según lo que responda el participante. Mientras tanto, hemos impulsado esta función como algo que debe configurarse por solicitud a nuestra mesa de ayuda y nuestro equipo de soporte coordinará con gusto cuáles son los pasos a seguir.

Luego de haber creado las nuevas funcionalidades del módulo de Patrocinadores, vimos la necesidad de nuestros clientes de poder acceder a toda la información posible.

Por esto hemos agregado un endpoint a nuestra API para que sea posible obtener las estadísticas de las actividades de patrocinadores.

Fomentamos los eventos que ofrecen muchos módulos a sus participantes. Esta es una excelente forma de generar engagement y experiencias completas.

Para que los participantes puedan acceder a todos estos módulos de la manera más fácil posible, agregamos la posibilidad de desplazarse por ellos en la barra de navegación.

Para que los nombres de tus participantes puedan verse correctamente cuando envían un chat, hemos corregido la configuración de las notificaciones.

Antes cuando un participante recibía una notificación, el nombre se cortaba dependiendo los caracteres.

Con la corrección los nombres van a visualizarse correctamente sin separar los caracteres.

Esta corrección también aplica a las notificaciones de chat de actividades, que ahora se muestran correctamente independientemente de la longitud del nombre.

La configuración de sus actividades con Zoom Meeting o Webinar a veces puede requerir pasos adicionales. Para facilitarle el restablecimiento de las credenciales, agregamos este botón.

Para que puedas compartir con mayor facilidad el enlace del editor de Patrocinadores con tus participantes y colaboradores, hemos agregado un nuevo botón.

Para acceder a este área, debes ingresar al módulo de Patrocinadores y en la parte superior derecha encontrarás el botón "Acciones". haciendo clic aquí encontrarás la opción "Ver Área Pública de Patrocinadores".

Para que los participantes puedan tener mayor trazabilidad del evento y evitar que se les pase la fecha de este, ahora podrán agregarlo a sus calendarios directamente desde el formulario de registro.

Una vez el participante haya diligenciado el formulario, aparecerá el mensaje de registro exitoso y en la parte superior de su pantalla encontrará el botón "Añadir al Calendario". De esta forma podrá tener el evento presente en su calendario de Gmail u Outlook.

Entendemos que los participantes siempre van a querer tener la mayor información posible, más cuando se trata de lo que se le está cobrando en el evento.

Es por esto que hemos realizado mejoras en nuestra generación de facturas, con el fin de poder discriminar cada artículo que hace parte del valor total que ha pagado el participante.

Para que tus ponentes puedan tener mayor identidad y presencia en el evento, hemos agregado la posibilidad de cargar una imagen de fondo.

Para configurar esta imagen basta con ingresar al módulo de Programa y escoger la opción Ponentes. Una vez crees un nuevo ponente o desees editar uno creado previamente, en la opción "Fondo" podrás cargar una imagen que lleve a tus ponentes a tener la visibilidad que necesitan en el evento.

Con el fin de poder hacer la experiencia de tus participantes más fácil y amena dentro del Stage Virtual, hemos incluido deep links para los diferentes módulos.

Ahora tus participantes podrán compartir el perfiles de otros entre ellos para poder agendar citas de manera más rápida o acceder al stand de un patrocinador.

Poder comunicar a tus participantes la mayor información posible es muy importante. Es por esto que hemos agregado nuevos tags para el envío de tus correos masivos.

Puedes acceder a ellos ingresando en el módulo Comunicaciones y una vez ahí escoger a quienes desear hacerles llegar el mensaje. Inmediatamente podrás ver la lista de tag en la parte inferior de tu pantalla.

Entendemos que cada día tus eventos virtuales se han ido volviendo más globales. Pensando en que puedas brindarle una mejor experiencia a tus participantes, hemos integrado la posibilidad de agregar widgets de traducción simultánea a tus actividades.

Para acceder a esta funcionalidad debes ingresar al módulo Actividades y en la pestaña Configuración del Stage Virtual desplazarte al final de la página donde encontraras la opción Traducción de Audio. Una vez habilitas esta opción te va a pedir el código del proveedor de traducción simultánea que hayas escogido. Luego tus participantes podrán escoger la pista de audio que deseen dentro del Stage Virtual.

A partir de ahora para ayudarte a evitar confusiones, los correos de prueba vendrán con un label adelante para indicarlo. En el caso de estar la plataforma configurada en inglés dirá (Test), si es en español (Prueba) y si es en francés (Preuve).

Con el fin de poder personalizar aún más las categorías de tus actividades dentro del Stage Virtual, ahora podrás agregarles color.

Para esto deber ir al módulo Programa y escoger la opción Categorías. Una vez ahí podrás darle un nombre a esas categorías y escoger los colores que prefieras.

Poder mantener la trazabilidad de sus eventos es una de las mayores necesidades de nuestros cliente, es por esto que siempre estamos tratando de generar la mayor información que pueda brindarles valor.

Es así, que ahora podrás ver la conexión total de tus participantes durante los días de tu evento. Para esto debes ir al módulo Reportes y en la categoría Stage Virtual escoger Conexión Evento. Este reporte te mostrará la conexión total por días y podrás exportarlo en caso de querer trabajarlo aún mejor.

Para que puedes escoger de mejor manera cuales participantes tienen acceso al Stage Virtual, hemos habilitado las opciones de limitar el ingreso de participantes con saldo pendiente o pendientes por aceptar.

Esto lo podrás configurar dirigiéndote al módulo Configuración del Stage Virtual y en la pestaña Configuración General habilitar las opción a tu conveniencia.

Sabemos que en muchas ocasiones los participantes no están seguros de poder atender a una actividad, y por eso no se registran en esta desde el comienzo. Pensando en aquellas personas que desean ingresar a una actividad pero por una razón u otra no pudieron hacerlo en el formulario de registro, hemos habilitado el registro a las actividades desde el Stage Virtual.

Para esto debes ingresar al módulo Actividades y asegurarte de seleccionar la opción "Habilitar registro para este taller." y escoger los tipos de participantes que desees.

Una vez hayas hecho esto, procedes a configurar la actividad normalmente y luego en en el módulo Configuración del Stage Virtual debes dirigirte a la pestaña Módulos y en la opción Talleres ir al campo Items a Mostrar y escoger "Mostrar solo las actividades con el tipo de participante y resaltar las actividades en que el participante se ha registrado. Asegúrate de selección la opción "Permitir Registro" también."

Una vez hayas hecho esto, tus participantes podrán buscar las actividades en su Agenda y en caso de no estar registrados, hacerlo ahí mismo.

Muchas veces los participantes quieren interactuar con otros, pero estos no están conectados. Teniendo esto en cuenta, hemos configurado el módulo de chat para que los chats se guarden y los participantes puedan revisarlos una vez se conecten. Otra funcionalidad importante que se agregó es que ahora las notificaciones de mensajes ya leídos, desaparecen.

Con el fin de que puedas cargar las fuentes que desees para personalizar tu sitio web, hemos aumentado el límite de tamaño para esta. Ahora podrás cargar fuentes de hasta 900KB.

Con los eventos virtuales volviéndose más y más globales, entendemos que es necesario que tus participantes puedan saber correctamente el momento en que ocurrirán las diferentes actividades.

Es por esto que hemos realizado unas mejoras en el manejo de las zonas horarios dentro del Stage Virtual que aplican para:

-Horario Stage Virtual. -Cuenta regresiva Actividades. -Si el evento es presencial, toma la hora del país donde ocurrirá el evento.

Ahora también tendrás la oportunidad de escoger el formato de hora de tu preferencia para tu Stage Virtual. Puedes escoger entre formato de 12h o de 24h.

Para esto debes ir a la pestaña Configuración General en la opción de edición de tu evento y podrás ver el campo de Formato de Hora.

Sabemos que los participantes quieren saber toda la información relevante de otros participantes dentro del Stage Virtual para poder interactuar con ellos. Saber si aceptaron o no los términos y condiciones del registro no hace parte de esta información relevante.

Es por esto que ya este campo no será visible dentro del perfil de tus participantes dentro del Stage Virtual.

Sabemos que no es suficiente con poder llevar trazabilidad de uno de tus eventos, sino que también necesitas conocer los resultados gloables de todos tus eventos.

Por eso ahora, el Global Dashboard también te permitirá ver el numero de participantes que han ingresado al Stage Virtual y hecho check-in en caso de ser un evento presencial. Los indicadores ahora te muestran cuales son eventos virtuales y cuales son presenciales. Podrás ver la relación entre numero de participantes y numero de eventos, así cómo generar gráficos personalizados.

Te invitamos a que lo revisen ingresando a través de la pestaña Eventos en la parte superior izquierda de tu pantalla y escogiendo la opción Dashboard Global.

Cada día vamos migrando nuevamente hacia la presencialidad, y los eventos no se quedan atrás. Muchos de nuestros clientes ya están realizando eventos híbridos, donde pueden atender público presencial y virtual.

Para que puedas mantener un mejor manejo de tus participantes, ahora si el evento es solo presencial, el correo de bienvenida incluirá su código QR para poder hacer check-in. En caso de ser virtual, el correo de bienvenida no incluirá el código QR.

Para que puedas personalizar aún más tus módulos custom dentro del Stage Virtual, hemos actualizado nuestra librería de iconos. Puedes acceder a ellos cuando crees un módulo custom y en el campo Icono, seleccionar el que desees.

Para que tus participantes puedan buscar de mejor manera a otros participantes, hemos habilitado una nueva opción de "Ordenar Por". Solo basta con ir al módulo de participantes en el Stage Virtual y escoger la opción que más les facilite su búsqueda.

Para que tus participantes puedan realizar sus pagos y poder revisando contenido de la pagina web del evento o cualquier otra página que desees, hemos habilitado la opción de Redirección de Pagos.

Para configurar este, debes ir a al módulo "Configuración Avanzada" en la opción "Registro". Una vez aquí vas a ir a la opción de "Pagos" y podrás ingresar la URL del sitio al que el participante debe ser redireccionado una vez efectúe su pago.

Para que puedas llevar mejor trazabilidad de quienes son los participantes que efectivamente han ingresado a tu evento, hemos agregado un indicador adicional al Event Commander.

Esto lo puedes revisar mientras esté transcurriendo el evento y así podrás saber qué numero de participantes han ingresado al Stage Virtual en tiempo real.

Cuando tus eventos tienen muchas actividades, puede ser complejo verlas todas en una misma vista. Por esta razón, hemos agregado la vista en lista lo que va a permitir a tus participantes desplazarse entre sus actividades y citas de negocios para así revisarlas de mejor forma.

El SDK web es lo que permite que Zoom se muestre en el Stage Virtual de Eventtia. Dependiendo de sus actualizaciones, nuestros clientes podrán acceder a determinadas funciones. Esta nueva actualización permite lo siguiente:

Para que la experiencia de los organizadores de eventos y la de sus participantes sea la mejor entendemos que es necesario minimizar los errores. Algunas de las correcciones que hicimos incluyen:

• Mostrar biografías de Ponentes correctamente. Anteriormente cuando estas eran demasiado largas, se veían desde el final. A partir de ahora la biografía se mostrará desde el inicio y el participante podrá desplazarse hacia abajo para leerla completa.

• Corregir imágenes de participantes ya que cuando se actualizaban, no se mostraban en la lista de participantes, pero si se evidenciaba el cambio en el chat.

• Se corrigió la posición de las reacciones para que estas coincidan con el reel de Patrocinadores.

• El tamaño de las imágenes de Ponentes cambiaba cuando se abría sus perfiles. Hemos corregido este error para que las imágenes se vean correctamente.

La virtualidad nos ha permitido conectar nuestros eventos con participantes de todas partes del mundo. Con el fin de hacer que sus experiencias sean lo más amigables dentro del Stage Virtual, ahora es posible habilitar múltiples canales de transmisión en una misma actividad. Esto va a permitir tener en una misma actividad, transmisiones en diferentes idiomas, permitiendo a los participantes acceder con mayor facilidad.

Los pasos que debes seguir para poder habilitar varios canales de transmisión en una misma actividad son:

• Crear la actividad.
• En la pestaña "Configuración de Stage Virtual" escoger la opción "Youtube" u "Otro".
• En el botón "Agregar" ir adicionando el numero de transmisiones que desees (Hasta 5) y nombrarlas a tu preferencia.

Pensando en que puedas personalizar aún más tu Stage Virtual para que la experiencia de los participantes sea lo más completa posible, ahora podrás cambiar el color de la barra de navegación.

Para esto solo debes ir a la pestaña "Interfaz del Usuario" en el módulo "Configuración del Stage Virtual" y ahí escoger el color que más te guste.

Con el fin de facilitar el diligenciamiento de los formularios de registro de tus participantes, hemos cambiado el formato del campo "Fecha de Nacimiento". Con la nueva presentación despegable el cliente podrá escoger diligenciar su información de forma más rápida.

Para que puedas dar información más detallada a tus participantes en sus facturas, hemos incluido la fecha de pago.

Esto te permitirá saber exactamente cuando el participante realizó su pago y así poder llevar mayor trazabilidad de tu evento.

Los cambios pueden surgir en cualquier momento, y sabemos que es necesario poder realizarlos los antes posible. Ahora podrás eliminar la imagen de fondo de tus actividades en caso de que debas modificar la configurada anteriormente.

Solo debes ingresar en la actividad y al lado del botón de seleccionar imagen, tendras el botón de eliminarla y así poder configurar desde cero tu Stage Virtual.