Eventtia Changelog

Vous pouvez maintenant activer ou désactiver l'utilisation des majuscules pour les textes affichés dans la scène virtuelle ou l'application mobile. Cette fonctionnalité permet aux noms, prénoms, adresses e-mail, sociétés et postes d'être affichés tels qu'ils ont été saisis par les utilisateurs, sans être modifiés par le format automatique d'Eventtia, qui met la première lettre en majuscule et le reste en minuscule.

Vous pouvez facilement trouver cette option dans la section de configuration de la scène virtuelle. En bas de la page, vous verrez l'option pour activer ou désactiver cette fonctionnalité en fonction de vos préférences.

Pour une gestion et une organisation plus spécifiques des rapports de données des participants, nous avons activé et mis à la disposition des utilisateurs une nouvelle autorisation qu'ils peuvent gérer via les rôles. Cela permet de choisir ce que les utilisateurs peuvent consulter lors du téléchargement des rapports liés aux participants.

Depuis le module Rapports, dans la section Inscription, nous avons activé une nouvelle option afin que les utilisateurs administrateurs puissent spécifier quels champs par défaut du formulaire d'inscription de chaque type de participant doivent être inclus ou non dans ce rapport.

Ensuite, l'option d'exportation du rapport vers Excel sera activée, avec les champs par défaut sélectionnés dans la configuration précédente. À noter que les informations des champs personnalisés (custom) ne seront pas visibles dans les critères d'interface, car ceux-ci varient pour tous les types de participants.

Lors de l'exportation, les informations seront générées par type de participants, c'est-à-dire que le fichier Excel comportera "N feuilles" en fonction du nombre N de types de participants que compte l'événement.

En réponse aux nouveaux besoins et à l’utilisation de notre module Invités, nous avons développé les fonctionnalités suivantes :

L'organisateur peut désormais envoyer un email offrant la possibilité d'annuler l'invitation. Pour cela, un nouveau tag a été créé avec le lien permettant de se retirer de la liste d’invités; ainsi que l'option pour l’organisateur de configurer le message que l'invité recevra une fois qu’il se désinscrit de la liste d’invités.

Dans le module invité, vous avez la possibilité de filtrer afin de voir quels invités ont annulé leur invitation. Depuis les emails de masse, l'exclusion ou l'inclusion des participants annulés sera également disponible, selon l'objet de la communication.

Afin de répondre davantage aux besoins de nos clients, le formulaire d'inscription est désormais disponible en portugais pour tous vos événements. Pour cela, il suffit de localiser l'indicateur de langue dans l'URL et de le remplacer par "pt", voir l'exemple ci-dessous :

Le nouveau design de l'agenda offre une meilleure expérience utilisateur avec davantage de clarté. La lecture des activités et des réunions se fait en un clin d'œil. Essayez-le sans plus tarder !

Les emails de masse permettent à présent de cibler les participants en attente de validation de leur inscription. Vous trouverez cette nouvelle fonctionnalité depuis : Module d'inscription > Communications > E-mails de masse > Statut d'inscription.

Une nouvelle autorisation a été mise en place pour pouvoir soustraire un participant à un atelier depuis le back-office, cela permettra à l'organisateur d'administrer et de gérer plus habilement la participation effective des participants aux ateliers.
Emplacement de l'option:
Utilisateurs > Rôles > Choisir le type de rôle > éditer « sur le bouton 3 points » > Module programme > Activités > Désinscription de l'entrée.

Vous pouvez maintenant choisir si un utilisateur peut ou non modifier le formulaire d'inscription d'un type de participant. Il sera possible de masquer l'onglet du formulaire d'inscription et désactiver la modification ou la création de de nouveaux champs.

Emplacement de l'option:

Utilisateurs > Rôles > Choisir le type de rôle > modifier "sur le bouton 3 points" > Module d'inscription > Types de participants > Gérer le formulaire.

Nous avons créé l'option de supprimer les pièces jointes dans le formulaire d'inscription, dans les sections telles que “Participants” et “Intervenants”.

Nous avons ajouté plus d'informations au rapport sur les ateliers de vos événements. Les champs suivants sont désormais disponibles : ID, Type de participant, Position, Téléphone, Enregistré à l'événement (oui/non), Heure d'enregistrement, Enregistré à l'atelier, Date et heure d'accès à l'atelier.

Img. 1 Back office

Img. 3 Rapport

Nous avons une nouvelle fonctionnalité permettant aux utilisateurs d’être plus spécifiques dans leur recherches sur le module de networking. Dans l’option “Disponibilité des réunions,” ils pourront désormais visualiser les créneaux disponibles d’une personne de leur choix.

Conçue avec la volonté d’offrir une meilleure expérience aux participants depuis notre application mobile, la page d'accueil peut désormais se doter de la même image de fond que la scène virtuelle.

Pour un meilleur contrôle et consolidation des métriques, il a été implémenté dans les événements afin que depuis le back office, lorsqu'un participant s'enregistre à un atelier ou à un point de contrôle, il soit considéré comme enregistré pour l'événement même s'il ne l'est pas déjà. Cette information sera reflétée dans les rapports d'événement.

Dans les rapports d'ateliers, ont été ajoutées les informations suivantes : Places réservées payées et Capacité libre, qui permettront à l'organisateur de connaître un statut détaillé des activités, au sein d'un même rapport.

Pour télécharger ce rapport, pensez à vous connecter depuis le back office d'Eventtia, dans le module programme > activités > actions > export vers Excel.

A été supprimé l'emplacement lors de la visualisation d'activités via Virtual Stage lors d'événements physiques.

Description: Désormais, vous pouvez configurer, à l’intérieur un message, un nouveau tag “${unregister_button}.” Cette option permettra aux participants d’annuler leur participation après avoir terminé leur inscription. Vous pouvez ajouter un tag à l’intérieur de chacune de vos communications. 

Vous avez aussi la possibilité de configurer un email d’annulation pour chaque type de participant, celui-ci sera envoyé aux participants lorsqu’ils ont annulé leur inscription, pour se faire rendez-vous dans Type de participant > Message>Email d’annulation.

Nous proposons une nouvelle fonctionnalité facilitant la gestion de vos participants. Désormais, si vous avez éliminé un participant par erreur, vous aurez la possibilité de récupérer son inscription. Pour cela, rendez-vous dans les participants "supprimés", cliquez sur les trois points du profil du participant et cliquez sur "Récupérer l'inscription".

Remarque importante : les informations du participant seront restaurées, mais si le participant était inscrit à certaines activités, elles ne seront pas restaurées et il faudra le réinscrire, comme c'est le cas pour les rendez-vous de networking.

Vous trouverez cette option dans le module d'inscription > Participants > Supprimés > trois points > Récupérer l'inscription.

Dans les paramètres de la scène virtuelle, vous trouverez une nouvelle option disponible. Cette option "Session unique activée" signifie qu'il ne peut y avoir qu'une seule session active par e-mail dans la scène virtuelle ou l'application mobile. Vous trouverez cette option dans le module Virtual Stage > Virtual Stage Settings > Single session enabled.

Afin d’améliorer le contrôle des activités de votre événement, nous avons ajouté un nouveau champ pour que vous puissiez configurer une date limite d’inscription pour certaines activités. Cette option se trouve à l’intérieur du module Programme.

Nous avons développé une solution depuis le back-office vous permettant de configurer par défaut l’indicatif du pays de votre événement, en l'incluant dans le champ de numéros de téléphone dans le formulaire d’inscription.

Nous avons amélioré la nouvelle fonctionnalité de rappel d'activité :   vous pouvez désormais envoyer des communications segmentées à votre public. Ceci vous facilite la spécification et la configuration par type de participant du modèle et/ou du modèle de message que vous souhaitez programmer pour les activités auxquelles les participants de l'événement sont inscrits.

N'oubliez pas que pour gérer et utiliser cette fonctionnalité, vous devez entrer dans Programme> Paramètres avancés> Rappel.

Si vous souhaitez envoyer une seule communication générale à votre public dans la même langue, vous pouvez le faire directement à partir du modèle général.

Vous pourrez désormais voir la date et l’heure des activités programmées au moment de rédiger votre mail, le but étant de vous aider à mieux identifier les activités et de communiquer de manière plus spécifique à propos de chacune des activités.

Vous trouverez ce module dans l'option Inscription > Communications > Mass Mail.

Afin de maintenir la communication et interagir avec votre audience avant et durant vos événements, nous avons créé une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de programmer des rappels à envoyer aux participants avant le début de chacune de vos activités. Vous pouvez gérer ces rappels depuis l’onglet Progamme > Paramètres avancés > Rappels.

N’oubliez pas de cocher la case, programmer l’heure à laquelle vous souhaitez envoyer le rappel, rédiger l’objet et le corps du message que vous enverrez à vos participants.

Un des grands avantages à organiser une session de networking  est que celle-ci facilite les relations interpersonnelles entre vos participants. De cette manière, ils optimisent leurs opportunités en participant à votre événement. C'est pour cela que nous avons habilité une option qui permet à vos participants, ayant des réunions programmées dans leur session de networking,  de visualiser les données de contact de la personne avec laquelle ils ont un rendez-vous, qu'il soit virtuel ou présentiel.

Chez Eventtia, nous comprenons que les imprévus sont fréquents lors de l'exécution d'événements, pour cette raison nous souhaitons vous donner le meilleur contrôle possible sur les réunions virtuelles programmées lors d'une session de networking d'un événement hybride.

Depuis le back office, dans le module de Networking > Profil des Participants vous pourrez visualiser et accéder aux liens des appels et vidéoconférences de vos participants, ainsi en tant qu'organisateur vous pourrez résoudre certaines demandes et/ou difficultés.

Eventtia comprend les opportunités que génèrent les événements complètement personnalisables, c'est pour ça que désormais vous pourrez rendre visible la bannière de votre événement à l'intérieur de votre enquête lorsque vous l'envoyez par mail à vos participants.

Le module de networking constitue une fonctionnalité clé afin de permettre à vos participants d'interagir facilement.

Ainsi, réussir à mettre en place une planification et une organisation optimisée pour nos clients est l'un de nos objectifs principaux. Depuis le module inscription, dans l'onglet général, il est désormais possible de limiter le nombre de rendez vous par type de participant associé un profil de networking.

Il est désormais possible de visualiser en temps réel les statistiques de votre événement via l'event commander, et ce indépendamment du type d'événement organisé (présentiel, virtuel, hybride). Il est donc possible de consulter en live le nombre de participants connectés, faire des annonces en direct, et consulter le nombre de connectés sur chaque activité

Nouveau module de Quizz. Chez Eventtia, nous nous efforçons à engager le plus possible les participants. Le module de Quizz permet de créer un concours entre les participants avec des series de questions et un temps définit pour y répondre. Chaque participants accumule des points en fonction de ses réponses et de son temps de réponse, ce qui permet d'établir un classement pour récompenser les meilleurs.

Nouveau module de Questions / Réponses. Avec ce même objectif que nous avons chez Eventtia, d'optimiser l'interaction avec les participants de vos événements et l'obtention de data, nous disposons d'un module de Questions/ Réponses. Ce module permet aux participants d'envoyer leurs questions au conférencier mais aussi de mettre des likes aux questions d'autres participants qu'ils trouvent pertinentes. Les questions peuvent se projeter sur l'écran de l'événement et dans l'ordre d'interêt de l'audience.

Chez Eventtia, nous comprenons l'importance de pouvoir créer rapidement un réseau de contact pendant les évènements, notamment ceux en Virtuel et en Hybride. Pour cela, nous avons ajouté un module "Mes Contacts" à la scène virtuelle, qui permettra à vos participants de collecter des informations et de générer diverses connexions avec les autres participants et compagnies qui leurs intéressent, tout en profitant de votre évènement.

En analysant les besoins récurents sur vos évènements, nous avons décidé de rallonger le nombre de caractères autorisés lors de la création des canaux de discussion pour le chat. Vous pouvez maintenant donner libre cour à vos idées en 75 caractères.

Afin de faire de votre événement une expérience facile et conviviale pour vos participants, pour qu'ils ne manquent aucune opportunité dans la planification de leurs rendez-vous B2B, nous avons amélioré la présentation de l'agenda sur la scène virtuelle. L’amélioration du module consiste à afficher l’état de chaque rendez-vous, notamment pour ceux en attente de confirmation.

Chez Eventtia, nous comprenons l'importance d'une présentation correcte des informations relatives à votre événement, pour vos participants et d'éviter toute confusion, notamment lors de l'inscription et du paiement des activités. C'est pourquoi nous avons créé l'option permettant le retrait automatique des activités passées, du formulaire d’inscription, pendant l'exécution de votre événement. Ainsi, lorsque vos participants s'inscrivent, seules les activités actuelles et futures seront visibles sur le formulaire d'inscription. Cependant, les activités passées resteront toujours visibles dans le backoffice à des fins de contrôle et d'administration de votre événement.

Cependant, les activités passées continueront d'être visibles dans le back office à des fins de contrôle et d'administration de votre événement.

À Eventtia, nous élargissons vos possibilités de personnalisation de vos événements. Maintenant, dans le module "Scène Virtuelle" > Interface de l'utilisateur, nous avons ajouté la couleur noire dans les options de design des titres sur la page d'inscription et pour les titres des activités.

Vous pouvez dès à présent donner à vos participants la possibilité de mettre la scène virtuelle en mode obscur. Sur la barre latérale gauche, dans la section "paramètres", les participants trouveront un bouton qleur permettant de changer la visualisation de la scène virtuelle. Ceci a a été pensé dans le but d'offrir plus de possibilités graphiques et un meilleur positionnement de marque dans vos événements.

Nous avons amélioré l'affichage de vos rendez-vous sur la Scène Virtuelle, une nouvelle façon de présenter les informations sur l'état des rendez-vous des participants, permettant de donner plus de clarté lors de la prise de rendez-vous.

1. Lorsqu'un rendez-vous est demandé et que l'autre participant ne l'a pas encore accepté, le bloc ressemblera à ceci:

2. Lorsqu’un participant doit accepter un rendez-vous, cela ressemblera à ça:

Désormais, dans le module Rapports, option Inscription - Programme, vous pouvez visualiser dans une plage horaire choisie, les dates et les heures auxquelles les participants se sont inscrits à certaines activités de votre événement.

De plus, vous pouvez télécharger ces rapports sous format Excel afin de pouvoir étudier en profondeur ces données et les mettre au service de votre entreprise. 

Nous vous présentons un nouvel affichage de vos activités, qui facilite leur visualisation au moment de l’inscription des participants lorsque vous avez de nombreuses activités programmées pour votre événement.

Si vous souhaitez activer cet affichage, n’hésitez pas à contacter notre équipe.

Si vous le souhaitez, l’équipe de support technique peut activer une fonctionnalité sur votre compte permettant aux participants de pouvoir acheter des billets à un groupe entier. Les personnes de ce même groupe pourront s’inscrire de manière individuelle postérieurement au paiement grâce à un lien que leur enverra l'acheteur.

Les participants qui assistent à des événements hibrides peuvent désormais, grâce à ce nouveau bouton sur la scène virtuelle, sélectionner sous quel format ils assisteront à l’événement (physiquement ou virtuellement).

Nous continuons d'enrichir notre catalogue de langues afin que vous puissiez organiser vos événements partout dans le monde. Depuis la scène virtuelle, les participants ont désormais l'option de la langue arabe à leur disposition.

Pour les rendez-vous entre participants hybrides, nous avons une nouvelle option qui leur permet de décider le format de rendez-vous (présentiel ou virtuel). Cette option peut être configurée depuis les détails du rendez-vous , être modifiée à tout moment et propre à chaque rendez-vous.

Nous continuons d'élargir notre liste de devises, disponibles depuis les paramètres généraux de l'événement, en ajoutant une nouvelle monnaie, le (GTQ) vous permettant à présent de pouvoir facturer vos participants dans la devise officielle du Guatemala.

En considération des besoins particuliers de nos clients, en ce qui concerne l'identification de la facture pour leurs événements, nous avons activé la possibilité d'éditer l'identification des factures dans le module "Finances", puis sur le bouton "Facturation”.

Désireux d’offrir une meilleure expérience aux participants, et suivant les recommandations de nos clients : les onglets correspondant à des activités qui ne sont pas programmées (Networking, activité, atelier proposé par un sponsor) sont à présent masqués sur la scène virtuelle. Les onglets avec des activités disponibles s’affichent uniquement depuis l’agenda.

Disponible depuis les paramètres généraux de leur événement, les utilisateurs et les organisateurs d'événements disposent aujourd'hui d'une nouvelle devise, le RON. Les participants pourront ainsi être facturés dans la devise officielle de la Roumanie. 

Afin d’améliorer l'expérience utilisateur lors du téléchargement d’un fichier dans la section "Mon profil", un message d'alerte apparaît à présent pour indiquer au participant si le document n'a pas pu être ajouté correctement car il dépassait la taille maximale de 9 MB.

Chers tous,

De la part d'Eventtia, nous voulons officiellement vous communiquer que mercredi dernier, le 2 février, à partir de 4h53 GMT-5, notre plateforme a présenté des problèmes de latence. Notre équipe technique s’est empressé de chercher une solution pour atténuer ces intermittences et les faire disparaître. Nous avons finalement retrouvé le bon fonctionnement de la plateforme à 10h00 GMT-5. Nous continuons chaque jour à travailler pour que ce genre de difficulté ne se reproduise plus.

A très bientôt,

Eventtia

Afin de gérer et de contrôler le processus d'inscription des participants aux événements, nous avons développé une nouvelle fonctionnalité qui permet à l'organisateur ou à l'utilisateur d'inclure les domaines de messagerie des entreprises qui peuvent ou non s'inscrire à l'événement. Ces paramètres peuvent être gérés depuis l’onglet “Inscription” dans votre compte, via le module "Réglages avancés".