Eventtia Changelog

Nous supportons les événements qui offrent beaucoup de modules à leurs participants. C'est une bonne façon de générer de l'engagemebt et de superbes expériences.

Afin que les participants puissent accéder à tous les modules aussi facilement que possible, nous avons ajouté la possibilité de faire défiler la barre de navigation avec les différents modules.

Afin que les noms de vos participants peuvent être correctement vus quand ils reçoivent un message, nous avons corrigé les réglages de notifications.

Auparavant, lorsqu'un participant recevait une notification, le nom était coupé selon le nombre de caractères utilisés.

Avec cette correction, les noms seront désormais affichés correctement sans que des caractères soient séparés.

Cette correction s'appliquer aussi aux notifications de chat des activités, qui sont désormais affichées correctement également, quelle que soit la longueur du nom.

Pour que les participants aient une meilleure traçabilité de l'événement et pour éviter qu'ils ne ratent une date, ils peuvent désormais l'ajouter à leurs calendrier directement depuis le formulaire d'inscription.

Une fois que le participant a complété le formulaire, un message stipulant que l'inscription est complète apparaîtra puis en haut de leurs écrans, ils trouveront le bouton "Ajouter au calendrier". De cette manière ils peuvent inclure l'événement dans leurs calendriers Gmail ou Outlook.

Pour qu'il soit plus facile de partager les liens des sponsors pour éditer leurs profils, nous avons ajouté un nouveau bouton.

Pour y accéder, rendez-vous dans le module des sponsors puis en haut à droite vous trouverez le bouton "Actions". En cliquant dessus vous trouverez l'option "Voir la zone des sponsors publics".

Les participants veulent toujours avoir le plus d'informations possible, surtout en ce qui concerne la facturation de l'événement auquel ils participent.

C'est pourquoi nous avons apporté des améliorations à nos factures, il est désormais possible de détailler chaque élément faisant partie de la valeur totale payée par le participant.

Afin que vos intervenants aient plus d'identité et plus de présence lors de votre événement, nous avons ajouté une fonctionnalité permettant d'uploader une bannière.

Pour mettre une image en bannière, allez dans le module Programme et choisissez l'option Intervenants. Une fois que vous avez créé un nouvel intervenant ou bien que vous êtes en train d'en modifier un que vous auriez créé auparavant, dans l'option banner vous aurez la possibilité d'uploader une image qui donnera à votre intervenant plus de visibilité dans l'événement.

Pour faciliter le partage de l'expérience de vos participants et rendre cela plus agréable au sein de la Scène Virtuelle, nous avons inclus des liens profonds pour différents modules.

Désormais vos participants sont en mesure de partager le profils des autres, entre eux, pour pouvoir planifier des réunions plus rapidement ou pour accéder au stand d'un sponsor.

Afin que vos participants puissent mieux rechercher d'autres participants, nous avons activé une nouvelle option "Trier par". Rendez-vous simplement dans le module participant de la Scène Virtuelle et choisissez l'option qui facilite le plus votre recherche.

Nous savons qu'à de nombreuses occasions les participants ne sont pas sûrs s'ils peuvent assister à une activité et c'est pour cela qu'ils ne s'inscrivent pas dès le début. En pensant aux gens qui voulaient participer à une activité mais pour une raison ou une autre ils n'étaient pas disponibles lorsqu'ils remplissaient le formulaire d'inscription, nous avons ajouté l'inscirption aux activités depuis la Scène Virtuelle.

Pour cela, il suffit d'entrer dans le module Activitéss et de s'assurer de séléctionner l'option "Permettre l'enregistrement pour cet atelier" et de choisir le type de participants pouvant bénéficier de cette fonctionnalité.

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez continuer à configurer l'activité normalement et ensuite dans le module "Configuration de la Scène Virtuelle" vous devez vous rendre dans l'onglet "Modules" et dans l'option "Activités", puis dans "Articles à montrer" et choisir "Afficher uniquement les actvitités associées au type de participant, mais mettre en surbrillance celles auxquels le participant est inscrit". Puis assurez-vous de séléctionner également "Autoriser l'inscription".

Une fois que vous avez fait cela, vos participants seront dans la capacité de rechercher des activités dans leurs agendas et de s'inscrire si ce n'est déjà fait.

Pouvoir communiquer le plus d'informations possible à vos participants est primordial. C'est pourquoi nous avons ajouté de nouveaux tags pour l'envoi de vos e-mails en masse.

Vous pouvez y accéder en entrant dans le module Communications, une fois là, choisissez à qui vous souhaitez envoyer le message. Vous verrez immédiatement la liste des tags en bas de votre écran.

Les participants veulent souvent interagir avec les autres, mais ces derniers ne sont parfois pas connectés. Dans cet esprit, nous avons configuré le module de discussion afin que les discussions soient enregistrées et que les participants puissent les consulter une fois connectés. Une autre fonctionnalité importante que nous avons ajoutée est que les notifications pour les messages lus disparaissent désormais.

Les événements virtuels devenant de plus en plus mondiaux, nous comprenons qu'il est nécessaire que vos participants puissent savoir précisément quand auront lieu les différentes activités.

C'est pourquoi nous avons apporté quelques améliorations dans la gestion des fuseaux horaires dans la Scène Virtuelle qui peuvent s'appliquer à :

• Heure de la Scène Virtuelle.
• Compte à rebours des activités.
• Si l'événement est en face à face, le fuseau horaire du pays dans lequel se déroule l'événement sera affiché.

Désormais vous avez aussi la possibilité de choisir le format de l'heure que vous préférez pour votre Scène Virtuelle. Vous pouvez choisir entre le format 12h ou 24h.

Pour ce faire, vous devez vous rendre dans l'onglet Configuration générale dans l'option éditer de votre événement et vous pourrez voir le champ du format de l'heure.

Désormais, pour vous aider à éviter toute confusion, les emails de test seront accompagnés d'une étiquette au début pour indiquer leur nature. Si la plateforme est configurée en anglais, elle dira (Test), si elle est en espagnol (Prueba) et si elle est en français (Preuve).

Nous comprenons que chaque jour, vos événements virtuels deviennent plus mondiaux. Pensant que vous pouvez offrir une meilleure expérience à vos participants, nous avons intégré la possibilité d'ajouter des widgets de traduction simultanée à vos activités.

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez entrer dans le module Activités et dans l'onglet Paramètres de la scène virtuelle, faites défiler jusqu'en bas de la page où vous trouverez l'option Traduction audio. Une fois cette option activée, il vous demandera le code du fournisseur de traduction simultanée que vous avez choisi. Vos participants peuvent maintenant choisir la piste audio qu'ils souhaitent dans la scène virtuelle.

Afin que vous puissiez personnaliser davantage vos modules personnalisés dans la Scène Virtuelle, nous avons mis à jour notre bibliothèque d'icônes. Vous pouvez y accéder lorsque vous créez un module personnalisé et dans le champ Icône, sélectionnez celui que vous souhaitez.

Nous savons que les participants veulent savoir toutes les informations nécessaires à propos des autres participants dans la Scène Virtuelle pour pouvoir interagir avec eux. Cependant, savoir s'ils ont accepté les conditions générales ou non dans le formulaire d'inscription n'est pas nécéssaire.

C'est pourquoi ce champ ne sera désormais plus visible dans les profils de vos participants dans la Scène Virtuelle.

Pour que vous soyez en mesure de upload les polices avec lesquels vous voulez personnaliser votre site web, nous avons augmenté la limite de taille des fichiers pour cela. Désormais vous pouvez upload des polices jusqu'à 900KB.

Nous savons que ce n'est pas suffisant de pouvoir suivre les donnés que d'un seul de vos événements, mais que vous avez aussi besoin de pouvoir connaître les résultats globaux de tous vos événements.

C'est pour cette raison que désormais, le tableau de bord général vous permettra de voir le nombre de participants qui sont entrés dans la Scène Virtuelle et qui se sont enregistrés s'il s'agit d'un événement en personne. Les cartes vous montrent maintenant quels sont les événements virtuels et ceux qui sont en face-à-face. Vous pourrez voir le ratio entre le nombre de participants et le nombre d'événements, ainsi que comment générer des graphiques personnalisés.

Nous vous invitons donc à l'essayer en cliquant sur l'onglet événements en haut à gauche de votre écran et en choisissant l'option tableau de bord général.

Chaque jour, nous retournons aux interactions en face à face, et les événements ne sont pas loin derrière. Beaucoup de nos clients organisent déjà des événements hybrides où ils peuvent accueillir des audiences en face à face et virtuelles.

Afin que vous puissiez garder une meilleure gestion de vos participants, désormais si l'événement est uniquement en personne, l'e-mail de bienvenue inclura son code QR pour pouvoir vous enregistrer. S'il est virtuel, l'e-mail de bienvenue n'inclura pas le code QR.

Afin de personnaliser davantage les catégories de vos activités au sein de la scène virtuelle, vous pouvez désormais leur ajouter de la couleur.

Pour cela, vous devez vous rendre dans le module Programme, puis Activités et choisir l'option Catégories. Une fois là, vous pouvez donner un nom à ces catégories et choisir les couleurs que vous préférez.

Pour que vous puissiez choisir plus facilement quels participants peuvent avoir accès à la Scène Virtuelle, nous avons ajouté des options pour limiter l'entrée des participants avec un solde impayé ou en attente d'acceptation.

Vous pouvez configurer cela en allant dans le module de configuration de la Scène Virtuelle et dans l'onglet Réglages Généraux, vous pouvez maintenant activer les options à votre convenance.

Pouvoir garder la traçabilité de vos événements est l'un des plus grands besoins de nos clients, c'est pourquoi nous essayons toujours de générer le plus d'informations qui peuvent leur apporter de la valeur.

Ainsi, vous pourrez désormais voir le nombre total de connexion de vos participants pendant les différents jours de votre événement. Pour cela, vous devez vous rendre dans le module "Rapports" et dans la catégorie Scène Virtuelle choisissez Nombre de Connexions. Ce rapport vous montrera le nombre total de connexion par jours et vous pouvez même l'exporter si vous le souhaitez.

Pour que vos participants puissent continuer à scroller sur le site web de l'événement ou tout autre site web que vous désirez après avoir effectué leurs paiements, nous avons activé une option de redirection de paiement.

Pour activer cela, rendez-vous dans le module "Réglages avancés" dans l'option "Inscription". Une fois que vous y êtes, aller dans l'option "Paiements" et vous serez en mesure de renseigner l'URL du site web sur lequel les participants seront redirigés une fois q'ils auront effectué leurs paiements.

Puisque nous savons à quel point nos clients veulent customiser leur Scène Virtuelle pour rendre l'expérience de leurs participants aussi complète que possible, il est maintenant possible de changer la couleur de la barre de navigation.

Pour ce faire, vous n'avez qu'à simplement vous rendre dans l'onglet "Interface utilisateur" dans le module "configuration de la scène virtuelle" et de séléctionner les couleurs qui vous plaisent le plus.

Le web SDK est ce qui permet à Zoom d'être affiché sur la scène virtuelle Eventtia. En fonction de ses mises à jour, nos clients pourront accéder à certaines fonctionnalités. Cette nouvelle mise à jour permet :

Quand vos événements ont beaucoup d'activités, il peut être difficile de les voir toutes d'un seul coup d'oeil. Pour cette raison, nous avons ajouté une différente vue qui est sous forme de liste qui permettra à vos participants de scroller entre les activités et les réunions de networking, afin de mieux les voir.

Afin de mieux savoir qui sont les participants qui sont effectivement entrés dans votre événement, nous avons ajouté un indicateur supplémentaire à l'Event Commander.

Vous pouvez l'examiner pendant le déroulement de l'événement afin de savoir en temps réel le nombre de participants qui sont entrés sur la scène virtuelle.

Pour que les organisateurs d'événements et leurs participants aient la meilleure expérience, nous comprenons qu'il est nécessaire de minimiser les erreurs. Quelques corrections de bugs que nous avons apporté inclus :

• Afficher les bios des intervenants correctement. Précédemment quand ces derniers étaient trop long, ils étaient affichés à partir de la fin. Désormais, les biographies seront affichées du début et les participants pourront scroller pour les lire complètement.

• Afficher les images correctement une fois quelles sont mises à jours par les participants. Précédemment, elle n'étaient pas affichées dans la liste des participants, mais le changement s'affichait sur l'image de profil du participant dans le chat.

• Correction de la position des réactions pour correspondre aux défilement des sponsors

• La taille des images des intervenants changeait quand leurs profils étaient ouverts. Nous avons corrigé cette erreur pour que les images s'affichent correctement.

La virtualité nous a permis de connecter nos événements avec des participants du monde entier. Afin de rendre vos expériences plus conviviales sur la scène virtuelle, il est désormais possible d'activer plusieurs canaux de streaming pour la même activité. Cela permettra d'avoir des streamings dans différentes langues sur la même activité, permettant aux participants d'accéder au contenu plus facilement.

Les étapes que vous devez suivre pour activer cette fonctionnalité sont les suivantes :

• Créez une activité.
• Dans l'onglet "Paramètres de la Scène Virtuelle" choisissez l'option "Youtube" ou "Autre".
• En appuyant sur le bouton "Ajouter", ajouter le nombre de streaming que vous désirez (jusqu'à 5) et nommez les selon votre préférence.

En comprennant les besoins de nos clients et en se tenant au courant des améliorations de nos collaborateurs, nous avons mis à jour la Scène Virtuelle pour intégrer les mises à jours de Zoom web SDK version 1.8.0.

Les fonctionnalités qui étaient précédemment limités comme les breakout rooms sont désormais disponibles dans la Scène Virtuelle. Cela vous permettra de diviser vos participants dans de petits groupes pour performer diférents types d'activités sans avoir besoin de se rendre sur une autre page.

Pour que vos participants puissent toujours garder une meilleure traçabilité de leurs activités et réunions de networking, ils peuvent désormais télécharger des fichiers calendrier (.ICS) directement depuis la Scène Virtuelle.

Ils n'ont qu'à simplement séléctionner la réunion ou activité dans l'agenda une fois connecté à la Scène Virtuelle et le bouton qui leur permettra de télécharger le fichier s'affichera. De cette façon ils peuvent ajouter les activités ou réunions qu'ils considérent le plus important à leurs calendriers Gmail ou Outlook.

Afin de faciliter le remplissage des formulaires d'inscription de vos participants, nous avons modifié le format du champ « Date de naissance ». Avec notre nouvelle présentation déroulante, le client pourra remplir ses informations plus rapidement.

Pour que vous puissiez donner plus d'informations détaillés à vos participants quant à leurs factures, nous avons inclus une date de paiement.

Cela vous permettra de savoir exactement quand les participants ont effectué leurs paiements, de cette manière vous garderez une meilleure traçabilité de votre événement.

Les événements virtuels doivent toujours chercher à se rapprocher le plus des événements en face à face, dans le sens où ils doivent générer le plus grand degré d'interaction possible entre les participants.

Pour que vous puissiez faire se rapprocher vos participants et les faire se sentir connecté à votre événement, nous nous sommes associés avec Sparkup, une application qui vous permettra d'organiser des activités telles que des quiz, sondages, et nuages de mot-clés. Vous pouvez aussi continuer à utiliser Mentimeter, Slido ou autres applications d'interactivité qui vous permettront de générer le plus d'engagement possible.

Nous avons actuellement la possibilité de mettre en place une image de fond par activité, mais dans la plupart des cas, l'image est la même et si vous avez plusieurs activités, vous devez l'uploader à chaque fois.

Avec cette mise à jour, l'idée est que vous pouvez mettre une image de fond par défaut dans toutes vos activités et si vous en avez besoin, vous pouvez la modifier que dans les activités de votre choix.

Des changements peuvent survenir à tout moment et nous savons que vous vous devez de pouvoir les résoudre aussi rapidement que possible. Vous pouvez donc désormais supprimer l'image de fond de vos activités au cas où vous auriez besoin de changer celle que vous aviez choisi précédemment.

Vous n'avez qu'à vous rendre dans le module Activité et séléctionner l'activité que vous voulez modifier. À côté du bouton de séléction d'image, vous trouverez un bouton de suppression qui vous permettra de recommencer et mettre une nouvelle image.

Pour que vos participants ne manquent aucun contenu qui a été envoyé dans les chats, les messages ne seront maintenant plus supprimés. Disons que vous avez dû vous déconnecter de la scène virtuelle ou simplement que vous vous êtes connecté tard pour une activité, vous pouvez maintenant voir ce qui a été discuté avant votre arrivée sur la plateforme.

Nous comprenons à quel point il est important pour vos participants d'en savoir plus à propos de qui sont les intervenants et ce qu'ils présenteront lors des activités. Pour cette raison, nous avons inclus un nouveau module à l'intérieur de la Scène Virtuelle dans lequel tous les participants pourront voir le profil des intervenants, incluant leurs réseaux sociaux et leurs descriptions.

Pour activer ce module, rendez-vous dans "Configuration de la Scène Virtuelle" et dans l'onglet "Modules", puis activez "Intervenants".

Nous comprenons que vous voulez offrir la meilleure expérience à vos participants et cela inclut de rendre leurs tâches aussi faciles que possible. C'est pourquoi maintenant quand les participants confirment leurs réunions de networking, ils recoivent des invitations sur leurs agendas pour qu'ils puissent les ajouter et garder une meilleure traçabilité.

Vos participants pourront dès maintenant envoyer des messages sur differents chats à des fins différentes. Cette amélioration du module de chat permet aux participants d'utiliser chaque chat pour des raisons spécifiques et donc de ne pas déranger les activités en cours avec des discussions hors-sujets. Par exemple, vous pouvez activer un chat d'assistance où les participants peuvent demander de l'aide.

Pour activer ces canaux de discussion, vous n'avez qu'à simplement vous rendre dans "Configuration de la Scène Virtuelle" et une fois là, dans l'onglet "Modules". Pour finir, dans l'option "Chat", vous pouvez mettre en place les canaux comme vous le souhaitez.

Vos sponsors peuvent désormais avoir plus de visibilité durant l'événement puisque vous pouvez les inclure sur le site web ainsi que toutes leurs informations. Notre nouveau module dans le Web Composer vous permettra d'importer toutes les informations de vos sponsors comme vous le faites actuellement avec vos intervenants, activités etc…

Pour inclure ce module sur votre site web, rendez-vous tout simplement sur le web composer et cliquez sur l'option "Sponsors". Choisissez ensuite le design qui vous plait le plus et tous vos sponsors seront automatiquement affichés selon les catégories dans lesquels vous les avez mis. 

Pour rendre l'accès à l'événement plus facile pour les participants, un bouton d'inscription se trouve désormais sur la page d'accueil de la scène virtuelle. Les personnes qui ne se seraient encore pas inscrites à l'événement mais ont le lien d'accès à la scène virtuelle peuvent donc être redirigés directement au formulaire d'inscription.

Si vous voulez activer cette fonction, il vous suffit de vous rendre dans l'onglet "Configuration de la scène virtuelle" et de séléctionner l'option "activer le lien d'inscription dans l'écran de connexion".

Vous pouvez maintenant offrir à vos participants une meilleure expérience lorsqu'ils attendent que leurs activités ou réunions de networking commencent. Avec notre nouvelle fonctionnalité "Image de salle d'attente" vous serez en mesure d'indiquer vos sponsors, vos intervenants ou de simplement mettre en place une belle image pour vos participants et rendre leur attente sur la Scène Virtuelle plus agréable.

Pour cela, vous aurez simplement besoin de vous rendre dans l'onglet "interface utilisateur" et faire défiler jusqu'à l'option "Image de salle d'attente", puis d'insérer l'image de votre choix.

À la fin de nos événements, nous voulons savoir exactement ce que nos participants ont fait et à quel point ils ont pu interagir. Afin de voir l'activité de chaque participant plus en détail, nous avons inclus un onglet "Participation à l'événement" où vous pouvez voir, par exemple, les stands que les participants ont visité, ou les activités dans lesquels ils ont passé le plus de temps et ainsi pouvoir avoir une meilleure approche avec eux à la fin de l'événement.

Pour ce faire, vous n'avez qu'à consulter le profil du participant sur lequel vous voulez plus d'information et de cliquer sur "Participation à l'événement" dans le back office d'Eventtia.

Nous comprenons le besoin de pouvoir customiser l'expérience de vos participants au moment d'organiser des réunions de networking. Vous pouvez désormais insérer l'image d'arrière-plan de votre choix pour offrir des sessions de networking en accord avec le reste de la scène virtuelle.

Vous avez juste à vous rendre dans l'onglet "interface de l'utilisateur" et cliquez sur l'option "Arrière-plan pour session de networking" pour insérer l'image de votre choix.

Chez Eventtia, nous cherchons toujours à offrir une expérience digitale la plus satisfaisante et complète possible pour nos clients et leurs participants. La constante innovation est notre plus profond idéal pour lequel nous avons une équipe hautement formée et des outils très efficaces afin d'assurer l'amélioration constante de l'expérience des usagers.

Après avoir constaté le niveau d'acceptation de la scène virtuelle et le succès qu'il a rencontré auprès de nos clients, nous avons décidé de concentrer nos efforts sur les business rounds qui a été la fonctionnalité la plus utilisée d'Eventtia. En comprenant les nécéssités de nos clients, nous avons migré vers Twilio, une nouvelle plateforme versatile pour les conférences en ligne. Dans le cas de vouloir rester sur votre plateforme actuelle, il sera nécessaire de se communiquer directement avec help@eventtia.com.

Avec les améliorations que nous avons réalisé, il est maintenant possible d'ajouter le site web et le compte Instagram des intervenants. Vous aurez aussi la possibilité d'ajouter ces information à l'API.

Garder la traçabilité et le contrôle de vos événements est essentiel, c'est pourquoi en plus des rapports que vous pouvez télécharger depuis votre plateforme, vous pouvez désormais utiliser le Live Event Commander. Avec cet outil, vous pourrez voir les données en direct de toutes les activités qui se déroulent sur votre Scène Virtuelle, voir comment se déroulent les réunions et envoyer des annonces en direct.

Pour accéder au Event Commander vous avez simplement à cliquer sur le boutton "Lauch Event Commander" qui s'affiche en haut à droite de votre tableau de bord.

Activités: Envoyer des Invitations dans Calendrier

Pour aider vos participants à se rappeler des activités auxquelles ils ont choisi d'assister, vous pouvez désormais leur envoyer une invitation sur leur calendrier sous le format .ICS. Cela leur permettra d'ajouter leurs activités sur leur Calendrier Google et ainsi leur rappeler quelques jours l'événement leur participation à certaines activités.

Pour permettre cette fonctionnalité, allez dans le module "Programme" > "Réglages avancés" et activez l'option qui vous permet aux activités d'envoyer une invitation à vos participants.

Afin d'organiser vos activités de manière chronologique, nous avons ajouter différentes options d'affichage. Vous pouvez désormais choisir de voir vos activités par mois, semaine, jour ou grâce à une liste et ainsi avoir un meilleur aperçu de celles-ci dans votre back-office.