Eventtia Changelog

Pour tous nos utilisateurs, nous avons développé des améliorations pour notre application de check-in :

1.       Grâce à la section des points de contrôle (checkpoints), les organisateurs pourront contrôler et gérer les entrées et sorties des participants dans les différentes activités prévues. Ils pourront le faire via les options d'enregistrement (check-in) et de départ (check-out), où ils verront les détails du contact et l’ensemble des personnes enregistrées à chaque activité.

2.       Pour faciliter la recherche à l’intérieur des activités, nous avons développé l’option qui vous permettra de filtrer les participants selon leur nom ou date d’enregistrement.

Afin d’apporter une meilleure expérience aux utilisateurs, pour les événements et les activités présentiels, virtuels et hybrides, nous avons développé ces améliorations:

Nous avons créé une PWA (Progressive Web App) qui permettra à l’utilisateur d’avoir un accès direct au contenu de ses événements depuis son smartphone, et pourra accéder aux informations qu’il aura vu pour la dernière en mode offline (sans internet).

Suite à la demande élevée de formats hybrides, présentiels et virtuels, désormais la plateforme pourra être customisée selon le type d’événement choisi. Ce qui permet d’ajuster certaines configurations et ainsi d’améliorer l’expérience de l’utilisateur.

Nous vous invitons à naviguer sur la plateforme et découvrir ces nouvelles fonctionnalités. Si vous avez un doute, faites-le nous savoir, nous sommes là pour vous guider.

Il y a souvent des champs personnalisés que vous ne souhaitez pas que vos participants modifient. C’est pour cela, que nous avons mis en place une solution sur la scène virtuelle vous permettant de sélectionner quels champs qui peuvent être modifiés uniquement par l’organisateur de l’événement et non pas par les participants.

Pour ce début d’année, nous avons ajouté un nouveau module à la scène virtuelle que nous avons nommé « Social Wall ». Cette nouvelle fonctionnalité permettra aux organisateurs d'événements d'impliquer leur public avec la marque ou l'événement, de partager des moments, de créer des souvenirs significatifs, des expériences et des interactions avec d'autres participants.

Ce nouvel outil fournit une vision globale des sujets et du contenu que les participants publient, il montre comment le public interagit et participe, et surtout les encourage à s’engager toujours plus dans vos événements.

Nous avons ajouté une nouvelle restriction d'accès au networking sur la scène virtuelle pour les participants qui n'ont pas encore payé ou validé leur participation. Cette nouvelle fonctionnalité signifie que ce type de participant ne pourra pas programmer, recevoir ou confirmer des rendez-vous de réunion. Au lieu de cela, leurs agendas seront cachés et ceux qui auront payé ou validés leur participation ne pourront pas réserver de rendez-vous avec eux.

Nous avons le plaisir de vous annoncer que nous avons intégré une nouvelle plateforme de paiements, Ayden, qui vous permet aux entreprises d’accepter les paiements, protéger leurs revenus et contrôler leurs finances dans une seule et même intégration. Cet outil est valable dans plus de 30 devises et opère dans des pays tels que les Etats-Unis, Canada, Brésil, Australie, Japon, Nouvelle Zélande, Émirats-Arabes Unis et plus encore.

Pour activer cette option, rendez-vous sur les configurations générales de votre événement, comme sur la photo ci-dessous:

Notre application d'enregistrement dispose désormais d'une nouvelle fonctionnalité qui permet à l'organisateur de visualiser en temps réel le nombre de participants inscrits pour un événement spécifique.

Nous avons développé et mis en œuvre la nouvelle fonction de connexion hybride. Cela signifie que les clients qui disposent d’une authentification unique pourront faire en sorte que les participants se connectent avec celle-ci ou avec l'un des autres modes de connexion existants, et non pas seulement avec l'un ou l'autre.

Pour vous donner plus de flexibilité dans l'organisation de vos activités Zoom sur la scène virtuelle, il est désormais possible de paramétrer des activités avec un compte Zoom différent de celui configuré par défaut.

Il est désormais possible de sélectionner les événements que vous souhaitez afficher sur le widget Calendrier des événements. Pour ce faire, allez dans le back-office, dans paramètres, puis sélectionnez les événements de votre choix. Enfin, prenez en compte que lorsque vous modifiez un événement déjà intégré dans votre widget, son actualisation prendra une trentaine de minutes.

Pour donner aux participants un aperçu clair de leur agenda et des activités auxquelles ils sont ou non inscrits, nous avons amélioré la visibilité de l'agenda et des activités auxquelles ils participent.

Pour les activités auxquelles les participants se sont inscrits, elles seront de la couleur principale de la scène virtuelle et en fonction de leur durée (si les blocs sont très petits ou grands), seule l'icône d'inscription apparaîtra avec le texte de la session. Voici quelques captures d'écran ci-dessous pour vous montrer à quoi cela ressemble:

Nous avons développé un filtre pour les participants qualifiés durant les événements basés sur l'algorithme de matchmaking B2B.

Pour les activités qui ont des réunions en tête-à-tête, la fonction a été organisée et mise en œuvre pour qu'après le rejet, une nouvelle heure de rendez-vous puisse être demandée.

Afin que l’expérience des organisateurs et des participants soit la meilleure possible, il est nécessaire d’atténuer nos erreurs et garantir des améliorations continues. Quelques unes des corrections incluent :

• La localisation apparaît maintenant dans les détails d’une session lorsque l’on clique sur une des activités du module Programme.

• Nous avons ajusté l’apparence de la page des événements inactifs lorsque la scène virtuelle n’est pas configurée depuis le back office.

• Les noms des différents champs d’inscription personnalisés apparaissent désormais sur la scène virtuelle des profils des participants.

Afin de faciliter la création d'activités nécessitant l'utilisation de Zoom, nous avons apporté une amélioration qui permettra aux organisateurs de mieux gérer leurs comptes Zoom.

Pour créer vos réunions et webinaires via Zoom, il est nécessaire de le faire en utilisant les identifiants JWT. Cependant, nous comprenons que cela peut générer des limitations puisque tous les utilisateurs n'y ont pas forcément accès.

Cette amélioration permet désormais à un utilisateur de compte de saisir les informations d'identification et cette intégration sera disponible pour tous les utilisateurs de compte, ce qui signifie que vous n'aurez plus à saisir ces données dans chaque activité.

Tout d'abord, vous devez vous rendre dans le menu "Utilisateurs" situé en haut à droite de l'écran.

Une fois dessus, vous trouverez l'onglet "Intégrations" et cliquez sur l'icone Zoom.

Pour terminer, vous devez insérer le code JWT du compte Zoom que vous voulez associer à l'événement.

Désormais, vous pouvez créer des activités simplement en cliquant sur le compte Zoom associé, cela facilitera grandement la tâche aux organisateurs de l'événement.

In order to create your meetings and webinars through Zoom, it is necessary to do so using JWT credentials. However, we understand that this can generate limitations since not all users have access to these.

This improvement now allows an account user to enter the credentials and this integration will be available to all account users, which means that you will not have to enter this data in each activity.

Les sponsors veulent garder une trace des participants qui assistent à leurs activités. Cela leur permet de préparer le contenu de leurs présentations avant le jour de l'événement, afin de générer un meilleur engagement.

C'est pourquoi nous avons activé une nouvelle fonctionnalité qui vous permettra de créer un registre pour vos activités, ainsi que de fixer une limite au nombre de participants que vous souhaitez accueillir.

Pour cela, il faut se rendre sur son Sponsor Editor, créer une activité, et en bas du menu, activer ou désactiver la fonction d'inscription. Ainsi, les participants pourront s'inscrire à ces activités via la scène virtuelle.

Afin que vous puissiez vérifier que tous les éléments nécessaires à vos rendez-vous fonctionnent correctement, nous avons ajouté une validation pour les rendez-vous individuels durant vos sessions de networking.

Il est important que les participants autorisent leur caméra et leur micro pour que les rendez-vous puissent se dérouler normalement. De plus, vous pouvez configurer le fond d'écran avec les images fournies par l'outil.

La plateforme de réunion vous permettra d'avoir jusqu'à 9 participants par appel.

Avec ces nouvelles mises à jour, vous pouvez améliorer votre qualité et vitesse de connexion.

Nous comprenons que certaines organisations ont plusieurs utilisateurs sur leurs comptes. Ces utilisateurs ont différents rôles et tâches à leur charge.

Afin de mieux encadrer et limiter les rôles et les attributions des utilisateurs de votre compte, nous avons ajouté une nouvelle autorisation qui permet aux utilisateurs administrateurs de choisir qui peut activer ou désactiver des événements.

Pour configurer cette autorisation, l'utilisateur admin doit se rendre dans l'onglet "Utilisateurs" et rechercher l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les autorisations. Une fois que vous avez trouvé cet utilisateur, cliquez sur les trois points et cliquez sur "Modifier", cela affichera l'onglet "Autorisations du module". Veuillez cliquer dessus et dans le menu déroulant, sélectionnez "Événements". Enfin, vous sélectionnerez ou désélectionnerez l'option "Activer et désactiver" en fonction de vos besoins.

La plupart du temps,

les participants s'engagent dans de très bonnes interactions avec les autres participants, mais ils n'ont pas l'occasion de se revoir à l'intérieur de la scène virtuelle.

Afin que les participants puissent se rencontrer plusieurs fois avec le même participant, nous avons ajouté une fonctionnalité permettant de limiter le nombre maximum de réunion.

Vous pouvez le configurer en entrant dans le module Networking > Networking Space > Actions > Paramètres avancés.

Savoir comment les participants interagissent est une mesure essentielle pour mesurer la qualité de votre événement.

Pour cette raison, nous avons ajouté un nouveau rapport qui permettra aux organisateurs de savoir quelle réunion a réellement eu lieu et pendant combien de temps les participants ont interagi les uns avec les autres.

Parce que nous voulons que les participants puissent exprimer leurs émotions de la meilleure façon, nous avons ajouté un module d'emojis dans les chats de la scène virtuelle. Cela générera plus d'engagement et permettra aux participants de montrer de manière amusante ce qu'une activité événementielle ou une réunion de réseautage leur a fait ressentir.

Nous savons que des changements peuvent arriver n'importe quand. C'est pourquoi nous avons ajouté un bouton qui vous permettra de supprimer l'image de votre interveanant ou leur bannière pour pouvoir en upload de nouvelles.

L'un des principaux objectifs des organisateurs d'événements est de susciter de l'engagement auprès des participants.

Dans cet esprit, nous avons ajouté une fonctionnalité qui permet aux participants de créer leurs propres canaux pour discuter et interagir les uns avec les autres.

Pour cela, les participants doivent se rendre dans leur module de chats sur la Scène Virtuelle, et ils y trouveront le bouton "Créer un nouveau canal". Les participants pourront créer un canal de discussion avec un titre et une description convaincants pour susciter l'intérêt des autres participants.

Nous voulons que l'expérience des participants soit la meilleure, comme toujours. Afin qu'ils puissent vérifier que tous les éléments nécessaires pour leurs rendez-vous fonctionnent correctement, nous avons ajouté une étape de validation aux réunions de networking.

Il est important que les participants autorisent l'accès à leurs caméras et micros pour que la réunion se déroule correctement.

Afin de donner plus de flexibilité à nos clients, nous avons ajouté des boutons pour supprimer toutes les images qui peuvent être mises dans la scène virtuelle.

Pour supprimer une image, il vous suffit d'aller dans Configuration de la Scène Virtuelle, de rechercher l'image que vous souhaitez supprimer et de cliquer sur le bouton. Ensuite, il suffit de télécharger une nouvelle image et vous êtes enfin prêt !

Chaque organisation est différente des autres, c'est pourquoi en fonction de leurs besoins, elles auront de différentes messageries pour leurs collaborateurs. Pour cette raison, il est désormais possible d'ajouter vos événements au calendrier préféré des participants.

Lorsqu'ils reçoivent l'email de bienvenue, il leur suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter au calendrier" et les différentes options s'ouvrent.

Nous voulons suivre toutes les mises à jour de nos partenaires. Pour cette raison, nous avons mis à jour notre client Web Zoom afin de permettre aux clients d'utiliser toutes les fonctionnalités disponibles, générant ainsi la meilleure expérience pour les participants.

Vous pouvez en savoir plus sur les fonctionnalités autorisées ici.

Pour améliorer l'expérience des participants, nous avons ajouté une nouvelle façon de se connecter à la scène virtuelle à l'aide d'Active Directory. Désormais disponible pour tous les comptes, cela doit cependant être activé par demande. Si un autre type de compte souhaite être ajouté, des informations doivent être fournies à notre équipe d'assistance qui le configurera.

La fonctionnalité vous permettant d'ajouter des questions conditionnelles à vos sondages est désormais disponible, cela vous permettra de changer des questions en fonction des réponses du participant. Nous avons rendu possible cette fonctionnalité comme quelque chose qui doit être configuré par demande à notre service d'assistance. Celui-ci se fera un plaisir de coordonner les étapes à suivre.  

Afin de mieux personnaliser les événements et d'améliorer l'expérience des participants, nous avons inclus une séléction de couleurs pour les titres dans la Scène Virtuelle. Pour accéder à cette fonctionnalité, rendez-vous dans "Configuration de la Scène Virtuelle" puis dans l'Interface de l'utilisateur et choisissez entre blanc, gris ou noir selon votre image de fond.

La mise en place de vos ateliers avec Zoom Meeting ou de vos Webinaires peut parfois nécessiter des étapes supplémentaires. Pour vous permettre de réinitialiser plus facilement vos identifiants, nous avons ajouté ce bouton.

Nous supportons les événements qui offrent beaucoup de modules à leurs participants. C'est une bonne façon de générer de l'engagemebt et de superbes expériences.

Afin que les participants puissent accéder à tous les modules aussi facilement que possible, nous avons ajouté la possibilité de faire défiler la barre de navigation avec les différents modules.

Afin que les noms de vos participants peuvent être correctement vus quand ils reçoivent un message, nous avons corrigé les réglages de notifications.

Auparavant, lorsqu'un participant recevait une notification, le nom était coupé selon le nombre de caractères utilisés.

Avec cette correction, les noms seront désormais affichés correctement sans que des caractères soient séparés.

Cette correction s'appliquer aussi aux notifications de chat des activités, qui sont désormais affichées correctement également, quelle que soit la longueur du nom.

Après avoir créé les nouvelles fonctionnalités du module Sponsors, nous avons identifié le besoin de nos clients d'obtenir le plus d'informations possible.

Pour cette raison, nous avons ajouté un endpoint à notre API afin qu'il soit possible d'obtenir les statistiques des activités des sponsors.

Afin que vos intervenants aient plus d'identité et plus de présence lors de votre événement, nous avons ajouté une fonctionnalité permettant d'uploader une bannière.

Pour mettre une image en bannière, allez dans le module Programme et choisissez l'option Intervenants. Une fois que vous avez créé un nouvel intervenant ou bien que vous êtes en train d'en modifier un que vous auriez créé auparavant, dans l'option banner vous aurez la possibilité d'uploader une image qui donnera à votre intervenant plus de visibilité dans l'événement.

Pour que les participants aient une meilleure traçabilité de l'événement et pour éviter qu'ils ne ratent une date, ils peuvent désormais l'ajouter à leurs calendrier directement depuis le formulaire d'inscription.

Une fois que le participant a complété le formulaire, un message stipulant que l'inscription est complète apparaîtra puis en haut de leurs écrans, ils trouveront le bouton "Ajouter au calendrier". De cette manière ils peuvent inclure l'événement dans leurs calendriers Gmail ou Outlook.

Les participants veulent toujours avoir le plus d'informations possible, surtout en ce qui concerne la facturation de l'événement auquel ils participent.

C'est pourquoi nous avons apporté des améliorations à nos factures, il est désormais possible de détailler chaque élément faisant partie de la valeur totale payée par le participant.

Pour faciliter le partage de l'expérience de vos participants et rendre cela plus agréable au sein de la Scène Virtuelle, nous avons inclus des liens profonds pour différents modules.

Désormais vos participants sont en mesure de partager le profils des autres, entre eux, pour pouvoir planifier des réunions plus rapidement ou pour accéder au stand d'un sponsor.

Pour qu'il soit plus facile de partager les liens des sponsors pour éditer leurs profils, nous avons ajouté un nouveau bouton.

Pour y accéder, rendez-vous dans le module des sponsors puis en haut à droite vous trouverez le bouton "Actions". En cliquant dessus vous trouverez l'option "Voir la zone des sponsors publics".

Afin que vos participants puissent mieux rechercher d'autres participants, nous avons activé une nouvelle option "Trier par". Rendez-vous simplement dans le module participant de la Scène Virtuelle et choisissez l'option qui facilite le plus votre recherche.

Nous savons qu'à de nombreuses occasions les participants ne sont pas sûrs s'ils peuvent assister à une activité et c'est pour cela qu'ils ne s'inscrivent pas dès le début. En pensant aux gens qui voulaient participer à une activité mais pour une raison ou une autre ils n'étaient pas disponibles lorsqu'ils remplissaient le formulaire d'inscription, nous avons ajouté l'inscirption aux activités depuis la Scène Virtuelle.

Pour cela, il suffit d'entrer dans le module Activitéss et de s'assurer de séléctionner l'option "Permettre l'enregistrement pour cet atelier" et de choisir le type de participants pouvant bénéficier de cette fonctionnalité.

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez continuer à configurer l'activité normalement et ensuite dans le module "Configuration de la Scène Virtuelle" vous devez vous rendre dans l'onglet "Modules" et dans l'option "Activités", puis dans "Articles à montrer" et choisir "Afficher uniquement les actvitités associées au type de participant, mais mettre en surbrillance celles auxquels le participant est inscrit". Puis assurez-vous de séléctionner également "Autoriser l'inscription".

Une fois que vous avez fait cela, vos participants seront dans la capacité de rechercher des activités dans leurs agendas et de s'inscrire si ce n'est déjà fait.

Pouvoir garder la traçabilité de vos événements est l'un des plus grands besoins de nos clients, c'est pourquoi nous essayons toujours de générer le plus d'informations qui peuvent leur apporter de la valeur.

Ainsi, vous pourrez désormais voir le nombre total de connexion de vos participants pendant les différents jours de votre événement. Pour cela, vous devez vous rendre dans le module "Rapports" et dans la catégorie Scène Virtuelle choisissez Nombre de Connexions. Ce rapport vous montrera le nombre total de connexion par jours et vous pouvez même l'exporter si vous le souhaitez.

Afin de personnaliser davantage les catégories de vos activités au sein de la scène virtuelle, vous pouvez désormais leur ajouter de la couleur.

Pour cela, vous devez vous rendre dans le module Programme, puis Activités et choisir l'option Catégories. Une fois là, vous pouvez donner un nom à ces catégories et choisir les couleurs que vous préférez.

Pouvoir communiquer le plus d'informations possible à vos participants est primordial. C'est pourquoi nous avons ajouté de nouveaux tags pour l'envoi de vos e-mails en masse.

Vous pouvez y accéder en entrant dans le module Communications, une fois là, choisissez à qui vous souhaitez envoyer le message. Vous verrez immédiatement la liste des tags en bas de votre écran.

Nous savons que les participants veulent savoir toutes les informations nécessaires à propos des autres participants dans la Scène Virtuelle pour pouvoir interagir avec eux. Cependant, savoir s'ils ont accepté les conditions générales ou non dans le formulaire d'inscription n'est pas nécéssaire.

C'est pourquoi ce champ ne sera désormais plus visible dans les profils de vos participants dans la Scène Virtuelle.

Pour que vous soyez en mesure de upload les polices avec lesquels vous voulez personnaliser votre site web, nous avons augmenté la limite de taille des fichiers pour cela. Désormais vous pouvez upload des polices jusqu'à 900KB.

Nous savons que ce n'est pas suffisant de pouvoir suivre les donnés que d'un seul de vos événements, mais que vous avez aussi besoin de pouvoir connaître les résultats globaux de tous vos événements.

C'est pour cette raison que désormais, le tableau de bord général vous permettra de voir le nombre de participants qui sont entrés dans la Scène Virtuelle et qui se sont enregistrés s'il s'agit d'un événement en personne. Les cartes vous montrent maintenant quels sont les événements virtuels et ceux qui sont en face-à-face. Vous pourrez voir le ratio entre le nombre de participants et le nombre d'événements, ainsi que comment générer des graphiques personnalisés.

Nous vous invitons donc à l'essayer en cliquant sur l'onglet événements en haut à gauche de votre écran et en choisissant l'option tableau de bord général.

Les participants veulent souvent interagir avec les autres, mais ces derniers ne sont parfois pas connectés. Dans cet esprit, nous avons configuré le module de discussion afin que les discussions soient enregistrées et que les participants puissent les consulter une fois connectés. Une autre fonctionnalité importante que nous avons ajoutée est que les notifications pour les messages lus disparaissent désormais.

Les événements virtuels devenant de plus en plus mondiaux, nous comprenons qu'il est nécessaire que vos participants puissent savoir précisément quand auront lieu les différentes activités.

C'est pourquoi nous avons apporté quelques améliorations dans la gestion des fuseaux horaires dans la Scène Virtuelle qui peuvent s'appliquer à :

• Heure de la Scène Virtuelle.
• Compte à rebours des activités.
• Si l'événement est en face à face, le fuseau horaire du pays dans lequel se déroule l'événement sera affiché.

Désormais vous avez aussi la possibilité de choisir le format de l'heure que vous préférez pour votre Scène Virtuelle. Vous pouvez choisir entre le format 12h ou 24h.

Pour ce faire, vous devez vous rendre dans l'onglet Configuration générale dans l'option éditer de votre événement et vous pourrez voir le champ du format de l'heure.

Chaque jour, nous retournons aux interactions en face à face, et les événements ne sont pas loin derrière. Beaucoup de nos clients organisent déjà des événements hybrides où ils peuvent accueillir des audiences en face à face et virtuelles.

Afin que vous puissiez garder une meilleure gestion de vos participants, désormais si l'événement est uniquement en personne, l'e-mail de bienvenue inclura son code QR pour pouvoir vous enregistrer. S'il est virtuel, l'e-mail de bienvenue n'inclura pas le code QR.